Tietosuojailmoitus koskien Kansalliskirjaston tallentamia elektronisia aineistoja

TIETOSUOJAILMOITUS KOSKIEN KANSALLISKIRJASTON TALLENTAMIA ELEKTRONISIA AINEISTOJA

Asiaa koskeva lainsäädäntö

• Henkilötietolaki (523/99) (HenkTL)
• Laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä 28.12.2007/1433 (KulttAinL)
• Tekijänoikeuslaki 8.7.1961/404 (TekOikL)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621 (JulkL).

Rekisterin nimi

• Kansalliskirjaston lain kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä mukaisesti tallentamat elektroniset aineistot.

Rekisterinpitäjä ja tekninen ylläpitäjä

Helsingin yliopisto
Kansalliskirjasto / vapaakappalepalvelut
PL 15, 00014 HELSINGIN YLIOPISTO

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Nimi: Aija Vahtola
Puh: 02941 40797

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

• Henkilötietoja käsittely johtuu rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä (ks. HenkTL 8 § 4 kohta)
• Kansalliskirjaston tehtävänä on ohjelmallisesti hakea ja tallentaa yleisön saatavilla olevaa verkkoaineistoa tietoverkoista. Haettavaan ja tallennettavaan verkkoaineistoon  tulee sisällyttää edustavasti ja monipuolisesti tietoverkoissa eri aikoina yleisön saatavilla olevaa aineistoa. (KulttAinL 7 §). Elektronisen aineiston tallettamisen tarkoituksena on Suomessa yleisön saataville saatettujen kansallisen kulttuurin aineistojen säilyttäminen tuleville sukupolville ja saattaminen tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön (ks. KulttAinL 1 §)
• Henkilötietoja käsitellään ainoastaan osana tallennettujen elektronisten aineistojen alkuperäistä tiedollista, kuvallista ja äänellistä sisältöä.

Rekisterin tietosisältö

• Aineisto sisältää yleisön saataville saatettua verkkoaineistoa
• Tekijänoikeuslain mukaan Kansalliskirjasto voi valmistaa kokoelmiinsa liitettäviksi kappaleita tietoverkoissa yleisön saataviin saatetuista teoksista (ks. TekOikL 16b §). Kansalliskirjaston tehtävänä on ohjelmallisesti hakea ja tallentaa yleisön saatavilla olevaa verkkoaineistoa tietoverkoista. Haettavaan ja tallennettavaan verkkoaineistoon tulee sisällyttää edustavasti ja monipuolisesti tietoverkoissa eri aikoina yleisön saatavilla olevaa aineistoa (ks. KulttAinL 7 §). Lakia sovelletaan Suomessa sijaitsevilla palvelimilla oleviin verkkoaineistoihin sekä muihin verkkoaineistoihin, jotka on tarkoitettu yleisön saataville Suomessa; ei kuitenkaan tietoverkon välityksellä saatavilla olevia arkistolaissa (831/1994) tarkoitettuja asiakirjoja, lukuun ottamatta yleisön saataville tarkoitettuja julkaisuja (ks. KulttAinL 2 §)
• Tallennetut elektroniset aineistot sisältävät henkilötietoja sikäli, kuin niitä on yleisön saataville asetetussa ja sittemmin tallennetussa verkkoaineistossa. Aineiston luonteen vuoksi Kansalliskirjasto ei pysty määrittelemään, kenestä ja mitä henkilötietoja aineistossa on.

Säännönmukaiset tietolähteet

• Säännönmukaisia tietolähteitä ovat yleisön saataville verkkoaineistoa asettavat palvelimet, jotka joko sijaitsevat Suomessa tai joiden saataville asettamat verkkoaineistot on tarkoitettu yleisön saataville Suomessa (ks. KulttAinL 2 §).

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

• Tallennetut elektroniset aineistot ovat tutkijoiden ja muiden tiedon tarvitsijoiden käytössä tekijänoikeuslain ohjeistuksen mukaisesti. Kansalliskirjasto ei luovuta aineiston sisältämiä henkilötietoja koneluettavassa muodossa eikä kortistona, luettelona tai muulla näihin verrattavalla tavalla. Käyttö on mahdollista tarkoitukseen erityisesti varatuilla työasemilla, joilla voidaan tehdä hakuja aineistoon ja selailla sen sisältöä. Aineistosta voi ottaa tulosteita, mutta digitaalisten kopioiden ottaminen ja aineiston edelleen lähettäminen on estetty
• Tekijänoikeuslain mukaan Kansalliskirjasto saa välittää kokoelmissaan olevan julkistetun teoksen yleisöön kuuluvalle henkilölle tutkimusta tai yksityistä opiskelua varten yleisölle välittämiseen varatuilla laitteilla, jos muu kuin tässä kohdassa tarkoitetun käytön edellyttämä teoksen kappaleen valmistaminen digitaalisesti on estetty sekä jos teoksen välittäminen edelleen on estetty, sellaisen kirjaston tiloissa, jonka kokoelmiin liitettäväksi aineisto kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä annetun lain mukaan sijoitetaan, sekä eduskunnan kirjastossa ja Kansallisessa audiovisuaalisessa arkistossa (ks. TekOikL 16b §)
• Kulttuuriaineistolain mukaiset kirjastot, joiden kokoelmiin liitettäväksi aineisto sijoitetaan, ovat Joensuun yliopiston kirjasto, Jyväskylän yliopiston kirjasto, Oulun yliopiston kirjasto, Turun yliopiston kirjasto ja Åbo Akademin kirjasto (ks. KulttAinL 21 §)
• Mainituilla kirjastoilla ja arkistoilla ei kuitenkaan ole velvollisuutta verkkoarkiston yleisökäytön järjestämiseen
• Salassa pidettäviä aineistoja ovat lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta mukaiset aineistot (JulkL 24 §)
• Kopiot tallennetuista verkkoaineistoista toimitetaan opetus- ja kulttuuriministeriön omistamaan kulttuuriperintö-PAS-palveluun. Palvelun tarjoa CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy, joka toimii OKM:n puolesta kontaktina kaikissa tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä.

Henkilötietojen säilytysaika

• Aineisto säilytetään pysyvästi (KulttAinL 1 §).

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

• Tallennettuja elektronisia aineistoja säilytetään Helsingin yliopiston tietotekniikkaosaston hallinnoimissa levyjärjestelmissä. Tiedostoja, joista aineisto koostuu, pääsee käsittelemään ainoastaan rajattu tietotekniikkaosaston ja Kansalliskirjaston ylläpitohenkilökunta. Siirrettäessä tietoa tietoverkoissa se on suojattu
• Asiakaskäyttöön tarkoitettu työasemat on rakennettu siten, että asiakas ei voi ottaa aineistoista digitaalisia kopioita tai siirtää työasemasta tiedostoja muualle. Asiakaskäyttöön tarkoitettujen työasemien sekä niiden ympäristön tietoturvavaatimuksista ylläpidetään erillistä ohjeistusta. Ainoastaan Kansalliskirjaston henkilökunnalla on rajattuja, aineistojen ylläpitoon liittyviä työtehtäviä hoitaessaan oikeus tarkastella aineistojen sisältöä muuten kuin yleisön käyttöön tarkoitetuilla tai niitä vastaavilla työasemilla.

Informointi tietojen käsittelystä

• Toiminnan luonteen vuoksi Kansalliskirjasto ei voi informoida yksittäisiä rekisteröityjä ennalta tietojen käsittelystä (HenkTietL 24§ 2 mom. 3 kohta). Kirjasto tiedottaa yleisölle jatkuvasti tallennettujen elektronisten aineistojen olemassaolosta ja niiden toimintaperiaatteista.

Tarkastusoikeus

• Jokainen voi halutessaan etsiä itseään koskevia henkilötietoja tallennetuista elektronisista aineistoista. Tarkastaminen on mahdollista Kansalliskirjastossa sekä muissa niistä kohdassa 8 mainituissa kirjastoista ja arkistoista, jotka tarjoavat aineistojen käyttömahdollisuuden
• Tallennetuissa elektronisissa aineistoissa olevat henkilötiedot eivät muodosta järjestettyä tietokantaa tai luetteloa, vaan henkilötiedot ovat osa tallennetun aineiston muuta sisältöä. Henkilötietojen paikantaminen aineistoista perustuu joko niihin kohdistuviin sanahakuihin tai siihen, että tiedetään ennalta henkilötietoja mahdollisesti sisältävän verkkoaineiston alkuperäinen verkko-osoite
• Aineiston luonteesta ja käytettävissä olevista käsittelytavoista johtuen ei ole mahdollista tyhjentävästi selvittää, onko ja mitä henkilötietoja tietystä henkilöstä tallennettu elektroniseen aineistoon.

Tiedon korjaaminen ja poistaminen

• Tallennetuissa elektronisissa aineistoissa olevia tietoja ei muuteta eikä poisteta
• Aineiston keruun tarkoituksena on kansallisen kulttuuriperinnön säilyttäminen ja sen saattaminen tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön (ks. KulttAinL 1§). Lain mukaan aineisto tulee säilyttää siten, että sen tiedollinen, kuvallinen ja äänellinen sisältö vastaa alkuperäistä (ks. KulttAinL 9 ja 23 §)
• Kansalliskirjasto estää yleisön pääsyn aineistoon, mikäli tuomioistuin ratkaisee, että henkilötieto tai virheellinen henkilötieto loukkaa jonkun yksityisyyden suojaa, kunniaa tai muita oikeuksia.

Kielto-oikeus

• Henkilötietoja ei käytetä sellaisiin tarkoituksiin, joihin käyttäjällä olisi perusteltua kielto-oikeutta
• Tallennettua elektronista aineistoa käytetään ainoastaan Kansalliskirjaston kokoelmissa olevien  julkistettujen teosten välittämiseen yleisöön kuuluvalle henkilölle tutkimusta tai yksityistä opiskelua varten, siten kuin tekijänoikeuslaki sen sallii (TekOikL 16b §).