Yhteistyöaloitteen tietosuojaseloste

Yhteystiedot tietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä varten 

[email protected] 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus? 

Käsittelemme Kansalliskirjaston kanssa yhteistyötä tekevien tutkijoiden ja asiantuntijoiden henkilötietoja voidaksemme tehdä yhteistyötä tutkimushankkeissa.

Kansalliskirjasto käsittelee henkilötietojasi seuraavasti: 

• Tietoja käsittelevät vain ne Kansalliskirjaston työntekijät, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Tietoja voivat käsitellä yhteistyöaloitteessa toimivat muut henkilöt, jos se on yhteistyöaloitteen käsittelyn kannalta tarpeen.  
• Tietoja käsitellään Helsingin yliopiston tietojärjestelmissä. 
• Käytämme tietojasi yhteistyöaloitteiden, hakemusten ja projektien raportointia ja seurantaa varten. Pääosin nämä tiedot ovat sinun antamiasi, mutta voimme myös hakea tietoja ulkopuolisista lähteistä, jos yhteistyön hallinnointi sitä vaatii. 
• Kun arvioimme ja kehitämme omaa toimintaamme, voimme käyttää sinun toimintatietojasi arvioinnin aineistossa.  

Mitä tietoja käsitellään? 

Käsittelemme niitä tietojasi, jotka kuvaavat toimintaasi yhteistyökumppaninamme.  

Käsittelemme nimi-, organisaatio- ja yhteystietojasi ja muut sinulta saamasi henkilötiedot, kuten kansainväliset tutkijatunnisteet.    

Mikä on henkilötietojen käsittelyn lainmukainen peruste? 

Henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen. Kun lähetät lomakkeelle täyttämäsi tiedot, annat suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn tässä selosteessa kuvatulla tavalla. Koska henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. 

Yhteistyöehdotuksessa mahdollisesti mainittujen tutkimusryhmän jäsenten henkilötietojen (nimi, sähköpostiosoite, tutkijatunniste) käsittelyn peruste on muu oikeutettu etu.

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä? 

Tarpeelliset henkilötiedot ovat peräisin sinulta itseltäsi yhteystietolomakkeen kautta ja muut mahdollisesti sinulta pyydettävät tiedot.  

Säilytysajat 

Henkilötietoja säilytetään viisi vuotta viimeisimmän yhteydenoton jälkeen tutkimusyhteistyöhön liittyvän raportoinnin ja seurannan mahdollistamiseksi.   

Kenelle luovutamme tietojasi? 

Tutkimusyhteistyöhön liittyvät tiedot ovat julkisia pois lukien mm. salassapidettävät tutkimussuunnitelmat tai erikseen rahoittajan kanssa sovitut tiedot. Kansalliskirjasto ei luovuta säännönmukaisesti säilyttämiään tietoja muille osapuolille.

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?  

Säilytämme kaikkia tietoja Helsingin yliopiston käytäntöjen mukaisesti Euroopan talousalueella (ETA). Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Poikkeuksena tilanteet, joissa siirto tehdään suostumuksellasi esimerkiksi rahoitushakemuksen jättämisen yhteydessä. 

Oikeutesi 

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
• peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
• vastustat käsittelyä (kuvaus vastustamisoikeudesta on alempana) eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen:

• lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi
• yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.
• Yleisen edun mukaisen arkistoinnin vuoksi, taikka tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen tekemistä varten 
• oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi tai niihin puolustautumiseksi

Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen. Tämä tarkoittaa, että me säilytämme tietojasi mutta emme käsittele niitä muin tavoin.

Sinulla on tämä oikeus seuraavissa tapauksissa:

• kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa Kansalliskirjasto voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
• käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
• Kansalliskirjasto ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
• olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä (ks. tarkemmin alla) odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin Kansalliskirjasto ei voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Kansalliskirjasto voi jatkaa henkilötietojesi käsittelyä myös silloin, kun sen on tarpeellista yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
tietosuoja.fi 

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: [email protected]