Palvelun kuvaus ja ohjeet

Kansalliskirjaston ja julkaisualan toimijoiden tehtävänä on yhteistyössä tallettaa kotimainen julkaisutuotanto tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön. Tallettaminen koskee painotuotteita, äänitteitä ja muita tallenteita sekä digitaalisia julkaisuja ja muuta verkkoaineistoa. Toiminta perustuu lakiin kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä, 1433/2007 (kulttuuriaineistolaki).

Toiminnan tarkoituksena on kansallisen julkaisutuotannon säilyttäminen ja saattaminen tutkijoiden ja muiden tiedon tarvitsijoiden käyttöön nyt ja tulevaisuudessa. Vapaakappalekokoelmissa säilyy myös sellainen aineisto, joka muuten katoaa saatavilta nopeasti ja jota muut kirjastot eivät talleta.

Aineistot kuvaillaan soveltuvin osin kansallisbibliografia Fennicaan ja kansallisdiskografia Violaan, jotka ovat käytettävissä Kansalliskirjaston hakupalvelussa. Talletetut aineistot ovat paikallisesti käytettävissä Kansalliskirjastossa ja muissa vapaakappalekirjastoissa. Eri puolilla Suomea sijaitsevat vapaakappalekokoelmat tukevat alueellisen tasa-arvon toteutumista.

Kotimaisen julkaisutuotannon vuositilastot perustuvat painotuotteiden ja tallenteiden osalta vapaakappalekartuntaan.

Voit tutustua vapaakappaletoiminnan esitteeseen Doriassa.

Kirjat, aikakauslehdet, sarjat, nuotit ja kartat tulevat kaikkien vapaakappalekirjastojen kokoelmiin. Sanomalehdet, äänitteet ja tallenteet säilytetään vain Kansalliskirjastossa, pienpainateaineisto Kansalliskirjaston lisäksi Turun yliopiston kirjastossa.

Verkkoaineistot ja Kansallisen audiovisuaalisen instituutin (KAVI) arkistoimat aineistot ovat käytettävissä vapaakappaletyöasemilla kaikissa vapaakappalekirjastoissa sekä Eduskunnan kirjastossa ja Kansallisessa audiovisuaalisessa instituutissa.

• valmistaja, kun julkaisu tai tallenne on valmistettu Suomessa
• julkaisija tai kustantaja, kun se valmistaa itse tai valmistuttaa ulkomailla tuotteita, jotka on tarkoitettu levitettäväksi Suomessa
• maahantuoja, kun julkaisijalla tai kustantajalla ei ole toimipaikkaa Suomessa
• verkkoaineistojen osalta luovutusvelvollisuus on verkkojulkaisijalla. Verkkojulkaisijoiksi katsotaan myös aineistojen välittäjät, verkkokirjakaupat ja verkkomusiikkikaupat.

Vapaakappaleet kotimaassa valmistetuista aineistoista tulee lähettää Kansalliskirjastoon neljännesvuosittain tammi-, huhti-, heinä- ja lokakuun aikana. Ulkomailla valmistetut aineistot tulee toimittaa 30 päivän kuluessa aineistojen maahantuonnista. Tarvittaessa voidaan sopia myös erilaisista toimitusjaksoista.

Verkkoaineisto on luovutettava 60 päivän kuluessa siitä, kun Kansalliskirjasto on ilmoittanut verkkojulkaisijalle luovutusvelvollisuudesta. Jos luovutuspyyntö koskee verkkoaineistoa, jota ei vielä ole julkaistu, 60 päivän aika lasketaan aineiston julkaisupäivästä. Säännöllisistä luovutuksista esimerkiksi vuosittain, puoli- tai neljännesvuosittain voidaan sopia erikseen.

Kulttuuriaineistolain (1433/2007) mukaisesti lähetykseen täytyy liittää lähetysluettelo kahtena kappaleena. Näistä toinen jää Kansalliskirjastoon ja toinen palautetaan luovuttajalle varustettuna merkinnällä, että lähetys on vastaanotettu. Luettelosta tulee käydä ilmi lähetykseen sisältyvien painotuotteiden ja tallenteiden tunnistetiedot, lukumäärä sekä maininta siitä, mitä ajanjaksoa lähetys koskee.

Lähetysluettelot löytyvät Lomakkeet-sivulta.

• Kustannuksista (myös lähetyskustannuksista) vastaa aineiston luovuttaja.
• Kansalliskirjasto voi luovutusvelvollisen hakemuksesta  vähentää luovutettavien vapaakappaleiden lukumäärää, esimerkiksi jos painos on huomattavan pieni.
• Painotuotteet ja tallenteet on luovutettava täydellisenä siinä muodossa, jossa niitä levitetään.
• Suurikokoiset julisteet ja kartat on toimitettava suojaputkeen tai sen ympärille rullattuina.
• Vapaakappaleissa tulee olla valmistusvuosimerkintä.
• Mikäli julkaisu on salassa pidettävä lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) tai muun lainsäädännön nojalla, on lähetykseen liitettävä asiasta ilmoitus. Salassa pidettävän aineiston asiakaskäyttö on rajoitettu edellä mainitun lain mukaisesti.
• Jos luovutusvelvollisuutta laiminlyödään, luovutusvelvollinen voidaan sakon uhalla määrätä täyttämään velvollisuutensa (laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä) 1433/2007, 27 §).

Luovutettavat kappalemäärät aineistotyypeittäin

Kuutena kappaleena:
aikakauslehdet
asiakaslehdet
bibliografiat
henkilöstölehdet
historiat ja historiikit
ilmaisjakelulehdet (ks. myös sanomalehdet, alempana)
jäsenlehdet
julkaisusarjat
kartat
kirjat
kokous- ja konferenssijulkaisut (artikkeleita sisältävät )
korjauslehdet
libretot
matrikkelit
merikortit
monografiat
nuotit
näyttelyjulkaisut (artikkeleita sisältävät)
päivittyvät irtolehtikansiot
raportit
sarjakuvat
sukukirjat
sukuseurojen lehdet
tilastojulkaisut
vuosikirjat
väitöskirjat

Kahtena kappaleena:
aikataulut
eripainokset
esitteet
exlibrikset
flaijerit
hakemistot
hinnastot
ilmoituslehdet
julkaisuluettelot
julisteet
kaavat (esim. asema- ja maakuntakaavat)
kalenterit
kokous- ja konferenssiohjelmat
kunnalliskertomukset
kuvastot
käyttöohjeet ja -oppaat
lautapelit
lentolehtiset
luettelot
lööpit
mainokset
mainoslehdet
ohjelmat (esim. teatteri-, näyttely- ja urheilukilpailuohjelmat)
oppaat (esim. käyttö-, henkilöstö-, opinto- ja palveluoppaat)
pelit: lautapelit, korttipelit, roolipelit
postikortit
puhelinluettelot
puuhakirjat
ristikkojulkaisut
ruokalistat
standardit
sudokujulkaisut
talousarviot
taskutilastot
tilinpäätökset
toimintakertomukset
toimintasuunnitelmat
työehtosopimukset
vaalimainokset
vakuutusehdot
vuosikertomukset
värityskirjat

Yhtenä kappaleena:
sanomalehdet
pelitallenteet
äänitallenteet (musiikki ja puhe)
cd- ja dvd-rom-levyt

Ei luovuteta:
braille eli pistekirjoitus
etiketit
kangas- ja esinepainatukset
kirjekuoret
perhejuhlien kutsut (esim. hää-, hautajais- ja syntymäpäiväjuhlakutsut)
käyntikortit
käärepaperit ja pakkausmateriaalit
lomakkeet
muuttamattomat lisäpainokset
taidegraafiset alkuperäisvedokset
tarrat
vain ulkomailla julkaistavat painotuotteet ja tallenteet

Suomessa on kuusi vapaakappalekirjastoa:

• Kansalliskirjasto
• Turun yliopiston kirjasto
• Jyväskylän yliopiston kirjasto
• Åbo Akademin kirjasto
• Oulun yliopiston kirjasto
• Itä-Suomen yliopiston kirjasto