Hyppää pääsisältöön

Vapaakappaletoimisto

Vapaakappaletoiminnan tehtävänä on tallettaa kotimainen julkaisutuotanto tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön. Tallettaminen koskee painotuotteita, äänitteitä ja muita tallenteita sekä digitaalisia julkaisuja ja muuta verkkoaineistoa. Toiminta perustuu lakiin kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä, 1433/2007 (kulttuuriaineistolaki).

Sisällysluettelo

Palvelun kuvaus ja ohjeet

Kansalliskirjaston ja julkaisualan toimijoiden tehtävänä on yhteistyössä tallettaa kotimainen julkaisutuotanto tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön. Tallettaminen koskee painotuotteita, äänitteitä ja muita tallenteita sekä digitaalisia julkaisuja ja muuta verkkoaineistoa. Toiminta perustuu lakiin kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä, 1433/2007 (kulttuuriaineistolaki).

Toiminnan tarkoituksena on kansallisen julkaisutuotannon säilyttäminen ja saattaminen tutkijoiden ja muiden tiedon tarvitsijoiden käyttöön nyt ja tulevaisuudessa. Vapaakappalekokoelmissa säilyy myös sellainen aineisto, joka muuten katoaa saatavilta nopeasti ja jota muut kirjastot eivät talleta.

Aineistot kuvaillaan soveltuvin osin kansallisbibliografia Fennicaan ja kansallisdiskografia Violaan, jotka ovat käytettävissä Kansalliskirjaston hakupalvelussa. Talletetut aineistot ovat paikallisesti käytettävissä Kansalliskirjastossa ja muissa vapaakappalekirjastoissa. Eri puolilla Suomea sijaitsevat vapaakappalekokoelmat tukevat alueellisen tasa-arvon toteutumista.

Kotimaisen julkaisutuotannon vuositilastot perustuvat painotuotteiden ja tallenteiden osalta vapaakappalekartuntaan.

Voit tulostaa vapaakappaletoiminnan esitteen tästä (PDF)

Tietosuojailmoitus koskien Kansalliskirjaston tallentamia elektronisia aineistoja

Vapaakappalekirjastot

Suomessa on kuusi vapaakappalekirjastoa:

Kirjat, aikakauslehdet, sarjat, nuotit ja kartat tulevat kaikkien vapaakappalekirjastojen kokoelmiin. Sanomalehdet, äänitteet ja tallenteet säilytetään vain Kansalliskirjastossa, pienpainateaineisto Kansalliskirjaston lisäksi Turun yliopiston kirjastossa.

Verkkoaineistot ja Kansallisen audiovisuaalisen instituutin (KAVI) arkistoimat aineistot ovat käytettävissä vapaakappaletyöasemilla kaikissa vapaakappalekirjastoissa sekä Eduskunnan kirjastossa ja Kansallisessa audiovisuaalisessa instituutissa.

Luovutusvelvolliset

  • valmistaja, kun julkaisu tai tallenne on valmistettu Suomessa
  • julkaisija tai kustantaja, kun se valmistaa itse tai valmistuttaa ulkomailla tuotteita, jotka on tarkoitettu levitettäväksi Suomessa
  • maahantuoja, kun julkaisijalla tai kustantajalla ei ole toimipaikkaa Suomessa
  • verkkoaineistojen osalta luovutusvelvollisuus on verkkojulkaisijalla. Verkkojulkaisijoiksi katsotaan myös aineistojen välittäjät, verkkokirjakaupat ja verkkomusiikkikaupat.

Lähetystiheys

Vapaakappaleet kotimaassa valmistetuista aineistoista tulee lähettää Kansalliskirjastoon neljännesvuosittain tammi-, huhti-, heinä- ja lokakuun aikana. Ulkomailla valmistetut aineistot tulee toimittaa 30 päivän kuluessa aineistojen maahantuonnista. Tarvittaessa voidaan sopia myös erilaisista toimitusjaksoista.

Verkkoaineisto on luovutettava 60 päivän kuluessa siitä kun Kansalliskirjasto on ilmoittanut verkkojulkaisijalle luovutusvelvollisuudesta. Jos luovutuspyyntö koskee verkkoaineistoa, jota ei vielä ole julkaistu, 60 päivän aika lasketaan aineiston julkaisupäivästä. Säännöllisistä luovutuksista esimerkiksi vuosittain, puoli- tai neljännesvuosittain voidaan sopia erikseen.

Lähetysluettelot

Kulttuuriaineistolain (1433/2007) mukaisesti lähetykseen täytyy liittää lähetysluettelo kahtena kappaleena. Näistä toinen jää Kansalliskirjastoon ja toinen palautetaan luovuttajalle varustettuna merkinnällä, että lähetys on vastaanotettu. Luettelosta tulee käydä ilmi lähetykseen sisältyvien painotuotteiden ja tallenteiden tunnistetiedot, lukumäärä sekä maininta siitä, mitä ajanjaksoa lähetys koskee.

Kuitattu lähetysluettelo todentaa luovutusvelvollisuuden täyttymisen luettelon sisältämien julkaisujen osalta.

Lähetysosoitteet

Aineistot toimitetaan Kansalliskirjaston Helsingin toimipisteeseen.

Poikkeuksena ovat sanomalehdet, jotka mikrokuvataan. Tästä syystä ne lähetetään muusta aineistosta poiketen Kansalliskirjaston Mikkelin toimipisteeseen.

Verkkojulkaisut ja muut digitaaliset julkaisut luovutetaan verkkolomakkeella. Suuria aineistomääriä on mahdollista luovuttaa myös SFTP-yhteydellä tai tallennusvälineellä. Lisätietoja verkkoaineistojen luovutuksesta.

Muuta huomioitavaa

  • Kustannuksista (myös lähetyskustannuksista) vastaa aineiston luovuttaja.
  • Aineisto on luovutettava täydellisenä siinä asussa, jossa sitä levitetään.
  • Vapaakappaleissa tulee olla valmistusvuosimerkintä.
  • Mikäli julkaisu on salassa pidettävä lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) tai muun lainsäädännön nojalla, on lähetykseen liitettävä asiasta ilmoitus. Salassa pidettävän aineiston asiakaskäyttö on rajoitettu edellä mainitun lain mukaisesti.
  • Kansalliskirjasto voi luovutusvelvollisen hakemuksesta  myöntää helpotuksia luovutettavien vapaakappaleiden lukumäärän osalta.
  • Jos luovutusvelvollisuutta laiminlyödään, luovutusvelvollinen voidaan sakon uhalla määrätä täyttämään velvollisuutensa (Laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä 1433/2007, 27 §).

Painotuotteet

Luovutusvelvollisuus koskee Suomessa levitettäviä painotuotteita kuten kirjoja, lehtiä, karttoja, nuottijulkaisuja ja pienpainatteita. Luovutusvelvollisuus koskee kaikkia julkaisuja riippumatta siitä onko niillä julkaisun yksilöivää tunnusta (esim. ISBN, ISSN, ISMN) tai ovatko ne kaupallisessa levityksessä.

Kirjat

Kirjoista luovutetaan kuusi vapaakappaletta. Muuttamattomista lisäpainoksista, samalla tunnuksella (esim. ISBN) uudelleen julkaistuista kirjoista ei tarvitse luovuttaa uusia vapaakappaleita. Tarvepainatuksella (Print on Demand) valmistetuista julkaisuista luovutetaan vapaakappaleet kuten muistakin julkaisuista. Jos julkaisuista otettava painos on huomattavan pieni, voidaan luovutettavien vapaakappaleiden määrää luovutusvelvollisen hakemuksesta vähentää.

Lehdet ja sarjat

Aikakauslehdet, sarjat ja päivittyvät irtolehtikansiot luovutetaan kuutena vapaakappaleena. Sanomalehdistä luovutetaan yksi vapaakappale.

Aikakauslehtiä ovat säännöllisesti ilmestyvät lehdet, jotka sisältävät artikkeleita joko yleiseltä tai erikoistuneelta elämän alueelta. Aikakauslehdet voivat painettuna olla kooltaan, muodoltaan ja painomateriaaliltaan millaisia tahansa. Aikakauslehdet voivat olla tilattavia, irtonumerona ostettavia tai jäsenyyden tai asiakkuuden perusteella vastaanotettavia julkaisuja. Tällaisia ovat yleisaikakauslehdet, tieteelliset lehdet, julkistahojen virallisluonteiset lehdet, ammattijärjestöjen, poliittisten järjestöjen, urheiluseurojen ja sukuseurojen lehdet, seurakuntien, kuntien ja oppilaitosten lehdet sekä henkilöstö- ja asiakaslehdet

Sanomalehtiä ovat lehdet, jotka ilmestyvät 1–7 kertaa viikossa ja jotka sisältävät valtakunnallista tai paikallista uutisaineistoa. Sanomalehdet voivat olla päivälehtiä, paikallislehtiä tai ilmaisjakelulehtiä. Sanomalehdistä luovutetaan yksi vapaakappale, joka muusta aineistosta poiketen toimitetaan Kansalliskirjaston Mikkelin toimipisteeseen.

Sarjoja ovat esimerkiksi vuosikirjat, tilastosarjat, laki- ja säädössarjat sekä erillisteoksia sisältävät sarjat kuten yliopistojen ja tutkimuslaitosten julkaisusarjat.

Nuottijulkaisut

Nuottijulkaisuista luovutetaan kuusi vapaakappaletta aivan kuten kirjoistakin. Orkesteriteosten vapaakappaleet tulee lähettää sekä partituurista että eri soittimien stemmoista. Myös tarvepainatuksella (Print on Demand) valmistetuista julkaisuista luovutetaan vapaakappaleet.

Pienten painosten yhteydessä voidaan luovutettavien vapaakappaleiden määrää luovutusvelvollisen hakemuksesta vähentää. Lisätietoa verkossa julkaistun aineiston luovuttamisesta on Verkkoaineistot-sivulla.

Luovutusvelvollisuuden piiriin eivät kuulu käsikirjoitukset, vuokrattavat nuotit tai sisäiseen käyttöön monennetut nuotit, joita ei ole tarkoitettu julkaistavaksi.

Kartat

Kartat luovutetaan kuutena kappaleena. Karttojen vapaakappaleita ei saa taittaa vaan ne tulee lähettää suorina (esim. suojaputkessa tai putken ympärille rullattuna) myös silloin, kun varsinaiset myynti- tai jakelukappaleet on taitettu.

Pienpainatteet

Pienpainatteet ovat enimmäkseen käytännön elämään liittyviä, yleensä lyhytaikaiseen käyttöön tarkoitettuja ja ajankohtaisuutensa verrattain nopeasti menettäviä painotuotteita. Usein pienpainatteita levitetään yleisölle maksutta. Julkaisun kuuluminen pienpainatteisiin ei perustu painoksen suuruuteen tai julkaisun fyysiseen kokoon.

Pienpainatteet luovutetaan kahtena kappaleena, sillä niitä ei ole sisältönsä ja luonteensa vuoksi tarkoituksenmukaista arkistoida yhtä suurina kappalemäärinä kuin esimerkiksi kirjoja tai aikakauslehtiä. Vapaakappaleissa tulee olla tarpeelliset painovuosimerkinnät.

Pienpainateaineistoa ovat mm.

  • mainokset, esitteet, hinnastot, tuotekuvastot, käyttöohjeet,
  • julkisyhteisöjen tai muiden yhteisöjen tuottamat ohjeet, ohjelmat, suunnitelmat, oppaat, kiertokirjeet, sopimukset,
  • kokouksiin, esityksiin, näyttelyihin, kilpailuihin ja muihin tilaisuuksiin liittyvät painatteet, esim. ohjelmat, kutsut, esitteet,
  • kalenterit ja almanakat,
  • luettelot ja hakemistot, esim. palveluhakemistot, puhelin-, jäsen- ja tulosluettelot,
  • julisteet, postikortit, taidejäljennökset, exlibrikset, kiiltokuvat, puuha- ja värityskirjat, paperinuket,
  • pelit (esim. lauta- ja korttipelit) Huom. tietokone- ja konsolipeleistä ks. pelitallenteet.

Luovutusvelvollisuus ei koske sellaisia pienpainatteita, joiden tiedollinen, kuvallinen tai äänellinen sisältö on erityisen vähäinen. Tällaista aineistoa ovat

  • etiketit
  • kirjekuoret
  • perhejuhlien kutsut (esim. hää-, hautajais- ja syntymäpäiväjuhlakutsut)
  • käyntikortit
  • käärepaperit ja pakkausmateriaalit
  • lomakkeet
  • tarrat
  • vain tyhjiä sivuja sisältävät muistikirjat
  • vain ulkomailla julkaistavat painotuotteet ja tallenteet.

Käytännön ohjeita

Julisteet kuuluvat luovutettavaan aineistoon. Vapaakappaleina arkistoitavia julisteita ei saa taittaa, joten suurikokoiset julisteet on toimitettava suojaputkeen tai sen ympärille rullattuina.

Äänitteet ja tallenteet

Kansalliskirjastolle luovutettavia tallenteita ovat kaikki ääntä, kuvaa tai tekstiä sisältävät tallenteet, kuten äänilevyt, -kasetit, -kirjat ja -lehdet, CD-ROM-levyt, pelitallenteet, USB-muistit sekä yhdistelmät, joissa tallenteisiin liittyy jokin painotuote. Äänitteistä ja muista tallenteista luovutetaan yksi vapaakappale. Koko julkaisu luovutetaan siinä muodossa kuin sitä levitetään yleisölle.

Luovutusvelvollisuus koskee kaikkia kotimaisten toimijoiden Suomessa levitettäviä tallenteita.

Vapaakappaleet tulee luovuttaa kaikista Suomessa valmistetuista tallenteista ja sellaisista ulkomailla valmistetuista tallenteista, joita on tuotu maahan vähintään 50 kappaletta.

Elokuvatallenteiden sekä radio- ja tv-aineistojen arkistoinnista vastaa Kansallinen audiovisuaalinen instituutti.

Musiikkiäänitteet

Vapaakappaleina tulee luovuttaa kaikki kotimaiset äänitteet, niin singlet, albumit kuin kokoelmatkin. Kotimainen julkaisutuotanto talletetaan kansalliskokoelmaan kokonaisuudessaan.

Musiikkiäänitteiden formaatteja ovat esimerkiksi audio-CD-levyt (sisältäen CD-R-levyt), vinyylilevyt, C-kasetit ja USB-muistit. Mikäli äänite julkaistaan useammassa eri formaatissa, tulee niistä kaikista luovuttaa yksi vapaakappale vaikka äänitteiden sisältö olisikin sama.

Vapaakappaleet tulee luovuttaa kaikista kotimaisten toimijoiden Suomessa levitettävistä äänitejulkaisuista. Lisätietoa verkossa julkaistun aineiston luovuttamisesta on Verkkoaineistot-sivulla.

Puheäänitteet

Puheäänitteitä ovat esimerkiksi äänikirjat, satu- ja rentoutuslevyt, äänilehdet sekä kielikurssit.

Pelitallenteet

Luovutettavien pelien piiriin kuuluvat suomalaiset ja Suomen markkinoita varten muunnetut fyysiset pelitallenteet. Tällaisia ovat esimerkiksi pelit,

  • joiden suunnitteluun tai toteuttamiseen on osallistunut suomalainen toimija, kuten pelinkehittäjä,
  • joita on suomennettu tai ääninäytelty suomeksi tai
  • joiden pakkaukseen sisältyy kokonaan tai osittain suomennettua aineistoa, esim. ohjevihkonen.

Aineisto luovutetaan täydellisenä ja siinä asussa, missä sitä levitetään. Kaikista eri julkaisuversioista tulee luovuttaa yksi kappale. Pelitallenteen tulee olla pitkäaikaissäilytystä varten teknisesti suojaamaton. Jos julkaisussa on suojaus, on Kansalliskirjastolla oikeus kiertää tai poistaa se.

Verkon kautta levitettävistä peleistä Kansalliskirjasto tallettaa edustavan ja monipuolisen otannan.

CD-ROM- ja muut tallenteet

CD-ROM-levyillä julkaistaan esimerkiksi kirjoja, sarjoja sekä pienpainatteita (esim. tuoteluetteloita, mainoskuvastoja, käyttöohjeita ym.). Myös nämä julkaisut kuuluvat luovutusvelvollisuuden piiriin riippumatta siitä, onko niillä julkaisun yksilöivää tunnistetta (esim. ISBN, ISSN, ISMN) tai ovatko ne kaupallisessa levityksessä.

Luovutettavat kappalemäärät

Luovutettavat kappalemäärät aineistotyypeittäin

Kuutena kappaleena:
aikakauslehdet
asiakaslehdet
bibliografiat
henkilöstölehdet
historiat ja historiikit
ilmaisjakelulehdet (ks. myös sanomalehdet, alempana)
jäsenlehdet
julkaisusarjat
kartat
kirjat
kokous- ja konferenssijulkaisut (artikkeleita sisältävät )
korjauslehdet
libretot
matrikkelit
merikortit
monografiat
nuotit
näyttelyjulkaisut (artikkeleita sisältävät)
päivittyvät irtolehtikansiot
raportit
sarjakuvat
sukukirjat
sukuseurojen lehdet
tilastojulkaisut
vuosikirjat
väitöskirjat

Kahtena kappaleena:
aikataulut
eripainokset
esitteet
exlibrikset
flaijerit
hakemistot
hinnastot
ilmoituslehdet
julkaisuluettelot
julisteet
kaavat (esim. asema- ja maakuntakaavat)
kalenterit
kokous- ja konferenssiohjelmat
kunnalliskertomukset
kuvastot
käyttöohjeet ja -oppaat
lautapelit
lentolehtiset
luettelot
lööpit
mainokset
mainoslehdet
ohjelmat (esim. teatteri-, näyttely- ja urheilukilpailuohjelmat)
oppaat (esim. käyttö-, henkilöstö-, opinto- ja palveluoppaat)
pelit: lautapelit, korttipelit, roolipelit
postikortit
puhelinluettelot
puuhakirjat
ristikkojulkaisut
ruokalistat
standardit
sudokujulkaisut
talousarviot
taskutilastot
tilinpäätökset
toimintakertomukset
toimintasuunnitelmat
työehtosopimukset
vaalimainokset
vakuutusehdot
vuosikertomukset
värityskirjat

Yhtenä kappaleena:
sanomalehdet
pelitallenteet
äänitallenteet (musiikki ja puhe)
cd- ja dvd-rom-levyt

Ei luovuteta:
braille eli pistekirjoitus
etiketit
kangas- ja esinepainatukset
kirjekuoret
perhejuhlien kutsut (esim. hää-, hautajais- ja syntymäpäiväjuhlakutsut)
käyntikortit
käärepaperit ja pakkausmateriaalit
lomakkeet
muuttamattomat lisäpainokset
taidegraafiset alkuperäisvedokset
tarrat
vain ulkomailla julkaistavat painotuotteet ja tallenteet

Verkkoaineistot

Kansalliskirjaston tehtävänä on arkistoida kotimaista yleisön saatavilla olevaa verkkoaineistoa. Haettavaan ja tallennettavaan verkkoaineistoon sisällytetään edustavasti ja monipuolisesti tietoverkoissa eri aikoina yleisön saatavilla olevaa aineistoa.

Aineiston hakeminen ja tallentaminen perustuu opetus- ja kulttuuriministeriön kulttuuriaineistolain mukaisesti vahvistamaan keräyssuunnitelmaan. Aineiston tietosuojasta kerrotaan Kansalliskirjaston tallentamia elektronisia aineistoja koskevassa tietosuojailmoituksessa.

Avoimesti verkossa saatavilla olevia aineistoja kerätään automaattisesti keräysohjelmiston avulla vuosittain sekä kohdennettuina tiettyyn aiheeseen liittyvinä teemakeräyksinä. Kansalliskirjasto voi myös pyytää verkkojulkaisijaa luovuttamaan aineistoja, jos niiden automaattinen kerääminen ei ole mahdollista. Tällöin verkkoaineisto otetaan vastaan luovutuksena verkkojulkaisijalta tai aineiston välittäjältä.

Sekä kerätty että luovutettu elektroninen aineisto - kuten e-kirjat, e-lehdet ja musiikkitallenteet - ovat asiakaskäytössä vapaakappaletyöasemilla, joita on Kansalliskirjaston lisäksi muissa vapaakappalekirjastoissa, Eduskunnan kirjastossa sekä Kansallisessa audiovisuaalisessa arkistossa.

Verkkoaineiston luovuttaminen

Luovutuksina verkkojulkaisijoilta otetaan vastaan mm. elektronisessa muodossa olevia:

  • kirjoja ja lehtiä
  • julkaisusarjojen osia
  • virallisjulkaisuja
  • karttoja
  • musiikkiäänitteitä ja nuottijulkaisuja


Verkkojulkaisuja otetaan vastaan luovutuslomakkeella.

Suuria aineistomääriä on mahdollista luovuttaa myös SFTP-yhteyden kautta tai tallennusvälineellä (esimerkiksi ulkoinen kovalevy tai muistitikku). Lisätietoja verkkoaineiston luovutuksesta voi pyytää osoitteesta vapaakappale(at)helsinki.fi.

Elektronisia aineistoja otetaan vastaan kansallisissa pitkäaikaissäilytyspalveluissa (PAS-palvelut) määritellyissä säilytys- ja siirtokelpoisissa tiedostomuodoissa. Luettelo tiedostomuodoista löytyy kansallisten pitkäaikaissäilytyspalvelujen Digitalpreservation.fi-verkkosivuilta.

Luovutettaessa metadataa ONIX-muodossa on ONIX-metadatan sisällettävä vähintään seuraavat kentät (linkki Excel-taulukkoon).

Esimerkkejä ONIX-metadatasta XML-muodossa (tiedostot on zip-pakattu):

Verkkosivujen automaattinen kerääminen

1) Vuosikeräykset

Kotimaisten verkkoaineistojen keräys toteutetaan ainakin kerran vuodessa automaattisen keräysohjelman avulla. Kansalliskirjasto arkistoi verkkosivustoja, joiden verkkotunnus on ".fi" tai ".ax". Myös ne kotimaiset sivustot, joiden verkkotunnus on ".com", ".net" tms. kuuluvat kerättäviin sivustoihin. Vuosikeräykset eivät perustu sisällölliseen, aiheeseen tai teemaan liittyvään valintaan.

Automaattisella ohjelmistolla ei saada talteen kaikkea verkossa olevaa kotimaista julkaisutuotantoa. Esimerkiksi maksullisia verkkojulkaisuja ja tietokantoja ei voida kerätä automaattisesti. Näiden aineistoryhmien tallentaminen edellyttää yhteistyötä verkkojulkaisijoiden tai kustantajien kanssa.

Vuosikeräykset kuvaillaan kansallisbibliografiaan kokoelmatasolla. Sivustojen tallentumisen voi tarkistaa verkkoarkiston hakemistosta. Aineistoihin voi vapaakappaletyöasemilla tehdä myös sanahakuja.

2) Teemakeräykset

Teemakeräysten tarkoituksena on täydentää vuosikeräyksiä ja tallentaa tiettyyn aiheeseen tai ajankohtaiseen tapahtumaan liittyviä verkkoaineistoja. Tällaisia ovat esimerkiksi:

  • merkittäviin valtiollisiin tapahtumiin liittyvät aineistot (esim. vaalit)
  • merkittäviin tapahtumiin liittyvät aineistot (esim. suuret urheilukilpailut, kulttuuritapahtumat)
  • odottamattomiin maailmanpoliittisiin tilanteisiin tai esim. luonnonkatastrofeihin liittyvät aineistot
  • museoiden, arkistojen ja erilaisten tutkimuslaitosten kanssa yhteistyönä tehtäviin keräyksiin liittyvät aineistot.

Teemakeräysten linkit kerätään Kansalliskirjaston henkilökunnan laatimien listojen pohjalta. Myös teemakeräysten aineistot löytyvät verkkoarkistosta. Teemakeräykset kuvaillaan kansallisbibliografiaan kokoelmatasolla.

3) Keräyksen ulkopuolelle jäävät aineistot

Verkkoaineiston haun ja tallentamisen ulkopuolelle jäävät esimerkiksi:

  • yritysten ja yhteisöjen intranet-sivustot
  • uutis- ja keskusteluryhmät
  • verkkoaineisto, jonka tiedollinen, kuvallinen ja äänellinen sisältö on erityisen vähäinen (esimerkiksi verkkokauppojen ääni- ja kuvanäytteet, verkkolomakkeet sekä verkossa jaettavat varusohjelmat)
  • rekisterit ja tietokannat, jotka ovat arkistolaissa tarkoitettuja asiakirjoja tai koostuvat tällaisista asiakirjoista.

Näitä aineistoja voi kuitenkin tallentua verkkoarkistoon automaattisen keräyksen yhteydessä.

Teknisiä tietoja verkkoaineiston automaattisesta keruusta

Kansalliskirjasto tekee keräyksiä lähinnä Heritrix-hakurobottia käyttäen. Keräyksien pääasiallisina kohteina ovat verkkosivustot, mutta myös muita tiedostoja kerätään (esim. ftp-palvelimilta). Keräykset toteutetaan rinnakkaisesti siten, että yksittäiselle verkkopalvelimelle aiheutuva kuormitus jakaantuu pitkälle aikavälille ja kokonaisrasitus verkolle pysyy pienenä. Laajimmatkaan toteutetut keräykset eivät ole aiheuttaneet havaittavaa tiedonsiirtomäärien kasvua runkoverkkotasolla. Mahdollisista kuormituspiikeistä pyydämme ilmoittamaan sähköpostitse osoitteeseen kk-webcrawler(at)helsinki.fi.

Käydessään keräämässä verkkosivustoja Kansalliskirjaston käyttämä hakurobotti tunnistautuu käyttämällä seuraavia http-kenttien arvoja:

User-Agent: Mozilla/5.0 (compatible; heritrix/1.14.0+http://www.nationallibrary.fi/)
From: kk-webcrawler@helsinki.fi

Yleensä keräyksissä noudatetaan ns. robots.txt tiedoston sisältöä. Kansalliskirjasto voi kuitenkin päättää kerätä myös robots.txt tiedoston suojaamaa aineistoa jos sitä pidetään toteutettavan keräyksen kannalta merkittävänä.

Kerätyt tiedostot, sekä tiedostojen siirrossa tapahtunut protokollatason tietoliikenne, tallennetaan sellaisenaan ARC- tai WARC-tiedostoformaattiin. Kansalliskirjasto tallentaa nämä arkistotiedostot tietojärjestelmiinsä.

Haravointiin liittyvät kysymykset voi lähettää osoitteeseen: vapaakappale(at)helsinki.fi.

Vapaakappaleaineistojen käyttö

Vapaakappaleina saadut painetut aineistot ja äänitteet ovat käytettävissä Kansalliskirjaston tiloissa, käytöstä tarkemmin Aineiston saatavuus ja käyttö -sivulla. Kuutena kappaleena saadut vapaakappaleet löytyvät kaikista vapaakappalekirjastoista (kirjastot listattu alempana), pienpainatteet Kansalliskirjaston lisäksi Turun yliopiston kirjastosta.

Vapaakappalekirjastot
Suomessa on kuusi vapaakappalekirjastoa:

Vapaakappaletyöasemia on näiden lisäksi myös Eduskunnan kirjastossa ja Kansallisessa audiovisuaalisessa instituutissa.

Elektroniset vapaakappaleaineistot ja tekijänoikeuden alaiset digitoidut aineistot ovat tekijänoikeuslain (404/1961, 16 b §) mukaisesti käytettävissä vapaakappaletyöasemilla Kansalliskirjastossa ja muissa vapaakappalekirjastoissa. Työasemilla aineistot on jaettu seuraaviin palveluihin:

  • Varia - digitaalinen vapaakappalearkisto, joka sisältää luovutuksina saatuja elektronisia vapaakappaleita kirjoista, lehdistä ja musiikkiäänitteistä. Variassa on lisäksi sellaiset Kansalliskirjaston digitoimat kirjat, pienpainatteet, kartat, pelit ja äänitteet, joiden tekijänoikeus on edelleen voimassa
     
  • Suomalainen verkkoarkisto - Kansalliskirjaston tallentamat suomalaiset verkkosivut löytyvät verkkoarkistosta. Verkkoarkiston hakemisto on käytettävissä avoimena verkossa
     
  • Digi - Kansalliskirjaston digitoimia sanomalehtiä, aikakauslehtiä ja pienpainatteita. Vanhimmat, jo tekijänoikeusvapaat digitoidut aineistot ovat käytettävissä myös avoimesti verkossa, ja verkossa Digistä on pääsy myös muissa Kansalliskirjaston palveluissa (kuten Doria, ks. alla) oleviin digitoituihin aineistoihin
     
  • Radio- ja TV-arkisto - Kansallisen audiovisuaalisen instituutin (KAVI) Ritva-tietokannassa on keskeisten radio- ja tv-kanavien ohjelmavirta kokonaisuudessaan sekä näytteitä muilta noin 100 kanavalta. Tietokantaan on tallennettu aineistoa vuoden 2009 alusta lähtien. Myös Ritvan hakemisto on avoimena verkossa.

Tekijänoikeusvapaat digitoidut aineistot - Doria: Kansalliskirjaston ylläpitämä avoin julkaisuarkisto, jossa on usean organisaation tuottamaa sisältöä. Kansalliskirjaston oma kokoelma Doriassa sisältää kirjaston digitoimaa tekijänoikeusvapaata aineistoa: kirjoja, lehtiä, musiikkiäänitteitä, karttoja, kuvia, käsikirjoituksia, pienpainatteita, pelejä ja muuta aineistoa sekä Kansalliskirjaston omia julkaisuja.

Lomakkeet

Tähän on koottu vapaakappaletoimintaan liittyviä lomakkeita asiakkaidemme käyttöön.

Digitaalisten julkaisujen luovuttaminen

Verkkolomake e-kirjojen ja muiden elektronisten julkaisujen luovuttamiseen.

Lomakepohjat lähetysluetteloille

Luettelo liitetään kahtena kappaleena vapaakappalelähetykseen.

Hakemus luovutettavien vapaakappaleiden lukumäärän vähentämiseksi

Lomake (tai samansisältöinen sähköpostiviesti) lähetetään osoitteeseen vapaakappale(at)helsinki.fi. Lomakkeen voi myös tulostaa ja lähettää postitse vapaakappaletoimistoon.

Toimialakysely

Kysely yrityksen toimialasta.

Toimialakysely verkkolomakkeena.

Ehdota tallennettavaa verkkosivua

Voit ehdottaa verkkosivua tallennettavaksi verkkolomakkeella.

Julkaisutilastot

Kotimaisen julkaisutuotannon vuositilastot perustuvat painotuotteiden ja tallenteiden osalta vapaakappalekartuntaan. Tilastot julkaistaan mm. Tilastokeskuksen sekä Unescon tilastollisissa vuosikirjoissa.

Tilastot löydät Julkaisu- ja kartuntatilastot -sivulta.

Yhteystiedot ja toimitusohjeet

Kansalliskirjasto
Vapaakappaletoimisto
PL 15
00014 Helsingin yliopisto

s-posti: vapaakappale@helsinki.fi
puhelin: 02941 44321 neuvonta arkisin klo 9–12

Pienet vapaakappalelähetykset voi toimittaa suoraan toimistolle osoitteeseen Yliopistonkatu 1 (Google Maps), arkisin klo 9-12 (etukäteen sopien myös muina aikoina). Ovisummeri sijaitsee oven oikealla puolella. Soitto summerista vapaakappaletoimistoon saattaa kestää jonkin aikaa.

Olemme myös Facebookissa

 

Lähettäminen postin kautta

Postin verkkosivujen kautta postitusta tilatessa tulee huomata nämä kohdat:

  1. Valitse vastaanottajan tietoja täyttäessä Lähetä paketti –kohdassa tarvittaessa toimituspaikaksi vaihtoehto ”Postiin”. Maksullisia lisäpalveluja ei tarvita, mutta pakettia ei saa lähettää noudettavaksi pakettiautomaattiin. 
  2. Saapumisilmoitus-kohdassa tekstiviesti-vaihtoehtoon voi laittaa Kansalliskirjaston vahtimestarien päivystysnumeron, 050 448 7050.

Postin asiointipisteessä paketti lähetetään normaalina postipakettina PL-osoitteesta huolimatta. Helsingin yliopistolla / Kansalliskirjastolla on yrityspalvelusopimus lähetysten perille asti toimittamisesta.

Käytettäessä yrityksille tarkoitettua SmartShipia, lähetyslomakkeessa tulee valita Postipaketti-palvelu jotta lähetyksen voi lähettää PL-osoitteella. Lomakkeessa vaadittuun matkapuhelinnumero-kohtaan voit laittaa Kansalliskirjaston vahtimestarien päivystysnumeron, 050 448 7050.

 

Rahti ja suuret vapaakappalelähetykset

Kaikki suuret vapaakappalelähetykset tulee toimittaa autolla Kluuvin tunnelin kautta maan alla toimivaan Kansalliskirjaston vapaakappaleiden vastaanottoon. Vastaanotto on avoinna arkisin klo 9-14, etukäteen sopien klo 17 asti.

Vastaanotto sijaitsee osoitteessa:

Kansalliskirjasto
Vapaakappaleiden vastaanotto
Puutarhakatu 1, Kluuvin tunneli
00100 Helsinki

Kluuvin tunnelin sisäänajo on osoitteessa Puutarhakatu 1 (Google Maps) (punainen nuoli yllä olevassa kartassa). Kansalliskirjaston sisäänkäynti sijaitsee noin 300 metrin päässä Kluuvin tunnelin sisäänkäynnistä, tunnelikäytävän vasemmalla puolella. Seuraa yliopiston kylttejä Kansalliskirjaston kylteille asti. Ohjeita tunnelissa ajoon saa tarvittaessa puhelimitse vahtimestareilta, 050 448 7050 (arkisin klo 9-16).

 

Sanomalehdet

Sanomalehdet toimitetaan suoraan Kansalliskirjaston Mikkelin toimipisteeseen osoitteella:

Kansalliskirjasto
Mikkelin toimipiste
Saimaankatu 6
50100 Mikkeli