Hyppää pääsisältöön

Palvelun kuvaus ja ohjeet

Kaisa Lekan piirtämä Vapaakappaletoimiston kortti, jossa kaksi hiirtä liikuttaa erilaisia aineistoja.

Kansalliskirjaston ja julkaisualan toimijoiden tehtävänä on yhteistyössä tallettaa kotimainen julkaisutuotanto tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön. Tallettaminen koskee painotuotteita, äänitteitä ja muita tallenteita sekä digitaalisia julkaisuja ja muuta verkkoaineistoa. Toiminta perustuu lakiin kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä, 1433/2007 (kulttuuriaineistolaki).

Toiminnan tarkoituksena on kansallisen julkaisutuotannon säilyttäminen ja saattaminen tutkijoiden ja muiden tiedon tarvitsijoiden käyttöön nyt ja tulevaisuudessa. Vapaakappalekokoelmissa säilyy myös sellainen aineisto, joka muuten katoaa saatavilta nopeasti ja jota muut kirjastot eivät talleta.

Aineistot kuvaillaan soveltuvin osin kansallisbibliografia Fennicaan ja kansallisdiskografia Violaan, jotka ovat käytettävissä Kansalliskirjaston hakupalvelussa. Talletetut aineistot ovat paikallisesti käytettävissä Kansalliskirjastossa ja muissa vapaakappalekirjastoissa. Eri puolilla Suomea sijaitsevat vapaakappalekokoelmat tukevat alueellisen tasa-arvon toteutumista.

Kotimaisen julkaisutuotannon vuositilastot perustuvat painotuotteiden ja tallenteiden osalta vapaakappalekartuntaan.

Voit tulostaa vapaakappaletoiminnan esitteen tästä (PDF)

Tietosuojailmoitus koskien Kansalliskirjaston tallentamia elektronisia aineistoja

Vapaakappalekirjastot

Suomessa on kuusi vapaakappalekirjastoa:

Kirjat, aikakauslehdet, sarjat, nuotit ja kartat tulevat kaikkien vapaakappalekirjastojen kokoelmiin. Sanomalehdet, äänitteet ja tallenteet säilytetään vain Kansalliskirjastossa, pienpainateaineisto Kansalliskirjaston lisäksi Turun yliopiston kirjastossa.

Verkkoaineistot ja Kansallisen audiovisuaalisen instituutin (KAVI) arkistoimat aineistot ovat käytettävissä vapaakappaletyöasemilla kaikissa vapaakappalekirjastoissa sekä Eduskunnan kirjastossa ja Kansallisessa audiovisuaalisessa instituutissa.

Luovutusvelvolliset

  • valmistaja, kun julkaisu tai tallenne on valmistettu Suomessa
  • julkaisija tai kustantaja, kun se valmistaa itse tai valmistuttaa ulkomailla tuotteita, jotka on tarkoitettu levitettäväksi Suomessa
  • maahantuoja, kun julkaisijalla tai kustantajalla ei ole toimipaikkaa Suomessa
  • verkkoaineistojen osalta luovutusvelvollisuus on verkkojulkaisijalla. Verkkojulkaisijoiksi katsotaan myös aineistojen välittäjät, verkkokirjakaupat ja verkkomusiikkikaupat.

Lähetystiheys

Vapaakappaleet kotimaassa valmistetuista aineistoista tulee lähettää Kansalliskirjastoon neljännesvuosittain tammi-, huhti-, heinä- ja lokakuun aikana. Ulkomailla valmistetut aineistot tulee toimittaa 30 päivän kuluessa aineistojen maahantuonnista. Tarvittaessa voidaan sopia myös erilaisista toimitusjaksoista.

Verkkoaineisto on luovutettava 60 päivän kuluessa siitä kun Kansalliskirjasto on ilmoittanut verkkojulkaisijalle luovutusvelvollisuudesta. Jos luovutuspyyntö koskee verkkoaineistoa, jota ei vielä ole julkaistu, 60 päivän aika lasketaan aineiston julkaisupäivästä. Säännöllisistä luovutuksista esimerkiksi vuosittain, puoli- tai neljännesvuosittain voidaan sopia erikseen.

Lähetysluettelot

Kulttuuriaineistolain (1433/2007) mukaisesti lähetykseen täytyy liittää lähetysluettelo kahtena kappaleena. Näistä toinen jää Kansalliskirjastoon ja toinen palautetaan luovuttajalle varustettuna merkinnällä, että lähetys on vastaanotettu. Luettelosta tulee käydä ilmi lähetykseen sisältyvien painotuotteiden ja tallenteiden tunnistetiedot, lukumäärä sekä maininta siitä, mitä ajanjaksoa lähetys koskee.

Kuitattu lähetysluettelo todentaa luovutusvelvollisuuden täyttymisen luettelon sisältämien julkaisujen osalta.

Lähetysosoitteet

Aineistot toimitetaan Kansalliskirjaston Helsingin toimipisteeseen.

Poikkeuksena ovat sanomalehdet, jotka mikrokuvataan. Tästä syystä ne lähetetään muusta aineistosta poiketen Kansalliskirjaston Mikkelin toimipisteeseen.

Verkkojulkaisut ja muut digitaaliset julkaisut luovutetaan verkkolomakkeella. Suuria aineistomääriä on mahdollista luovuttaa myös SFTP-yhteydellä tai tallennusvälineellä. Lisätietoja verkkoaineistojen luovutuksesta.

Muuta huomioitavaa

  • Kustannuksista (myös lähetyskustannuksista) vastaa aineiston luovuttaja.
  • Aineisto on luovutettava täydellisenä siinä asussa, jossa sitä levitetään.
  • Vapaakappaleissa tulee olla valmistusvuosimerkintä.
  • Mikäli julkaisu on salassa pidettävä lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) tai muun lainsäädännön nojalla, on lähetykseen liitettävä asiasta ilmoitus. Salassa pidettävän aineiston asiakaskäyttö on rajoitettu edellä mainitun lain mukaisesti.
  • Kansalliskirjasto voi luovutusvelvollisen hakemuksesta  myöntää helpotuksia luovutettavien vapaakappaleiden lukumäärän osalta.
  • Jos luovutusvelvollisuutta laiminlyödään, luovutusvelvollinen voidaan sakon uhalla määrätä täyttämään velvollisuutensa (Laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä 1433/2007, 27 §).