Tietolinja

Tietolinja
4/1999


PÄÄKIRJOITUS

ARTIKKELIT


Kuvaavatko tilastot riittävän relevantisti kirjastojen tilannetta?

Tuulikki Nurminen


Tilastojen tuottaminen ei saisi olla liian työlästä, niiden tulisi syntyä pääosin automaattisesti atk-järjestelmistä tai muuten helposti työn oheistuotteena. Atk-järjestelmiä tulisi kehittää niin, että niistä saadaan ulos vaadittavat perustilastot. Niihin tulisi kehittää myös laskentajärjestelmiä, jotka yhdistelevät tilastoja tai laskevat niistä suhdelukuja toivotulla tavalla. Atk-järjestelmiä ja niiden laskentaa kehittämällä kirjastojen toiminnasta voidaan saada ulos nykyistä paremmin toiminnan arviointia palvelevaa hyvinkin yksityiskohtaista tietoa ja tällöin tarkka tilastointi ei ole ongelma.

Tilastoinnin tarkoituksena on saada aikaan luotettavaa seuranta- ja vertailutietoa tilastoitavasta toiminnasta. Tilastojen tulisi antaa mahdollisimman oikea kuva kehityksestä ja niitä tulisi voida käyttää toiminnan arvioinnissa ja kehittämisessä. Tilastojen tulisi mm. helposti osoittaa, mitkä alueet toiminnassa ovat kasvavia ja mitkä supistuvia ja onko kehityssuunta toivottu. Tilastojen antamiin viesteihin tulisi pystyä reagoimaan riittävän nopeasti, mm. onko resurssointi oikeassa suhteessa toimintaan ja miltä osin sitä tulisi muuttaa. Tilastoja tulisi voida käyttää myös eri yksiköiden välisessä kansallisessa vertailussa samoin kuin oman maan kirjastotilanteen vertailussa muiden maiden tilanteeseen.

Kirjastojen toiminnan tilastointi on epätavallisen laajaa ja tarkkaa kun sitä verrataan esim. yliopiston muun toiminnan tilastointiin. Yleensä toiminnan arvioinnissa käytetään vain muutamia keskeisiä tunnuslukuja, joiden avulla toimintaa arvioidaan ja vertaillaan. Perustilastojen tuottamisen ohella olisikin tärkeää jalostaa tilastoja kokonaistilannetta selkeämmin kuvaaviksi mittareiksi ja tuotos/panossuhdeluvuiksi, joiden avulla tapahtunutta kehitystä voitaisiin entistä paremmin kuvata ja joiden hahmottaminen olisi yksityiskohtaisia tilastoja helpompaa. Vaikka kirjastotyön moninaisuudesta ja eri kirjastojen jossain määrin erilaisista painotuksista johtuen vain muutaman keskeisen mittarin löytäminen kirjastotyön osalta ei ole helppoa, niin asiaa olisi syytä selvittää. Tätähän on 90-luvulla jo tehty jonkin verran, mutta kehitys on tuonut tilanteeseen uusia näkökulmia.

Tilastojen tuottaminen ei saisi olla liian työlästä, niiden tulisi syntyä pääosin automaattisesti atk-järjestelmistä tai muuten helposti työn oheistuotteena. Atk-järjestelmiä tulisi kehittää niin, että niistä saadaan ulos vaadittavat perustilastot. Niihin tulisi kehittää myös laskentajärjestelmiä, jotka yhdistelevät tilastoja tai laskevat niistä suhdelukuja toivotulla tavalla. Atk-järjestelmiä ja niiden laskentaa kehittämällä kirjastojen toiminnasta voidaan saada ulos nykyistä paremmin toiminnan arviointia palvelevaa hyvinkin yksityiskohtaista tietoa ja tällöin tarkka tilastointi ei ole ongelma. Siltä osin kun automaattista tai muuten helppoa tilastotuotantoa ei saada aikaa, tulisi harkita, olisiko luotettavuuden ja tehtävän työn kannalta järkevää jättää tilastoinnista pois liian työläästi tai epäluotettavasti kerätyt tilastot.

Pari vuotta vireillä olleen kansainvälisen kirjastotilastojen uudistuksen (ISOn tekninen komitea, TC 46 Information and Documentationin käynnistämä kansainvälisen kirjastotilaston ISO/2789 International Library statistics -standardin uudistustyö) osalta olisi toivottavaa, että tilastoinnin uudistamisessa huomioitaan uuden kehityksen tarpeet, mutta ei laajennettaisi tilastointia liian yksityiskohtaiseksi tai että siinä ainakin olisi eri tilastoinnin tasoja, joista eri maat voisivat valita oman käytäntönsä.

Erilaiset tulkinnat tilastoinnin ongelma

Tieteellisten kirjastojen toiminnan tilastointi on varsin yksityiskohtaista ja se on melko hyvin ohjeistettua. Kaikilta osin ohjeet eivät kuitenkaan ole riittävän selkeitä ja yksiselitteisiä. Tosiasiallinen tilanne miten kirjastot tilastoivat toimintaansa ja miten noudattavat ohjeita on varsin kirjavaa.

Ohjeistuksen parantaminen sekä mahdollisuus pyytää tulkinta-apua ohjeisiin olisi yksi keino parantaa kirjastotilastojen luotettavuutta. Hyväkään ohjeistus ei kuitenkaan auta, jos kirjastoissa ei ole sisäistetty ohjeita sekä tietojen rekisteröintivaiheessa että tilastojen koontivaiheessa.

Tilastointiohjeiden erilainen tulkinta, virheelliset tiedot sekä ilmoittamattomat tiedot lisäävät tilaston epäluotettavuutta ja aiheuttavat mm. seuraavia ongelmia

  • tilasto antaa joidenkin kirjastojen tilanteesta todellisuutta heikomman kuvan ja niiden kirjastojen osalta, jotka ilmoittavat kaikki tiedot suhteellisesti muita paremman kuvan; tällaisia ongelmia on erityisesti resurssi- ja määrärahatietojen kohdalla
  • aikasarjavertailu on vaikeaa, varsinkin jos puuttuvat tiedot vaihtelevat eri vuosina
  • erilaisten suhdelukujen laskeminen ei onnistu, vaikeuksia erityisesti panos/tuotos suhteiden osalta
  • kirjastojen välisen vertailu on epäluotettavaa
  • koko maan kokonaistilanteen laskeminen on epäluotettavaa

Mikä on kirjasto?

Niinkin keskeinen perusasia kuin mikä on kirjasto ei tilastoinnin kannalta ole yksiselitteinen asia tai ainakin sitä tulkitaan monella tavoin. Vaikka asiasta on olemassa määritelmä (ISO 2789 -standardin määritelmä) että kirjasto on organisaatio tai organisaation osa, jonka tarkoituksena on ylläpitää kokoelmaa ja tuottaa henkilökuntansa avulla palveluita käyttäjilleen niin voi kysyä mikä on henkilökunta ja palvelut. Täyttääkö laitoskirjasto tai -kokoelma, johon pääkirjasto hankkii ja luetteloi aineiston ja joka toimii ilman pysyvää henkilökuntaa itsepalveluperiaatteella tämän määritelmän? Todellisuudessa eri yliopistot ottavat varsin eri tavoin kirjastojaan ja kokoelmiaan mukaan tilastoihinsa. Tämä aikaansaa hyvinkin erilaisen kuvan yliopiston kirjastolaitoksesta riippuen siitä kuinka laajasti tai suppeasti kirjastokäsitettä on tulkittu.

Pitäisi sopia yhdenmukaisesta käytännöstä mitä käsitteellä kirjasto tarkoitetaan ja mitä sen perusteella otetaan mukaan kirjastotilastoihin. Keskeinen rajaava tekijä voisi olla ovatko kokoelmat julkisessa käytössä. Ei-julkiset kokoelmat tulisi jättää kirjastokäsitteen ulkopuolelle. Julkisen kirjastokäsitteen osaltakin sopimista vaatisi se, riittääkö julkisen käytön määritelmäksi, että aineisto on yliopiston tietyn laitoksen henkilökunnan yhteiskäytössä vai pitääkö julkisen käytön koskea vähintään myös opiskelijoita.

Nykyistä paremmin tulisi myös sopia tietojen ryhmittelystä pääkirjastoa ja muita kirjastoja koskeviin tietoihin. Nyt osa kirjastoja ryhmittelee tietonsa tämän mukaan, osa taas ilmoittaa kaikki yhtenä kokonaisuutena. Jos tilastojen tarkoitus on myös kirjastolaitoksen rakenteen seuranta, niin ryhmittelyn noudattaminen olisi tarpeellista. Ja jos eri kirjastojen resurssikehitystä on tarkoitus seurata, henkilökunta- ja määrärahat tulisi laittaa sen kirjaston kohdalle, jossa henkilökunta työskentelee ja jonka hyväksi rahat käytetään, ei sen joka hallinnoi. Tällä hetkellä tältäkin osin on epäloogisuutta.

Tilastojen yhteismitallisuus

Tilastoinnin keskeinen periaate on kerättävien tietojen yhteismitallisuus. Kirjastotilastojen yhteismitallisuutta heikentää paitsi tietojen puuttuminen ja virheet yleensäkin, niin se, että tiedot saattavat puuttua varsin epäloogisesti. Aukkoja tilastoissa on yleisimmin resurssipuolella, sen sijaan tuotokset ovat tilastoissa paremmin mukana. Varsinkin taloustietojen ilmoittamisen osalta on puutteita. Erityisesti laitoskirjastojen osalta puuttuu paljon tietoja, mikä johtunee toisaalta siitä, että laitoskirjastojen henkilökuntatilanne on heikko tai olematon sekä siitä, että laitoskirjastojen taloutta ole kirjanpidossa aina erotettu laitoksen menoista.

Taloustietojen keräämistä on vaikeuttanut myös rahoituslähteiden lisääntyminen, minkä vuoksi määrärahatiedot esim. kirjallisuudenhankinnan osalta on kerättävä paitsi satojen vastuualueiden tileiltä niin monilta toimintamenotileiltä (perus-, erityis-, hanke-, EU-, maksupalvelu yms. rahoitus). Erityisesti niiden määrärahojen selvittäminen, joita kirjasto ei hallinnoi vaan laitos, mutta joilla ostetaan kirjastoihin kirjallisuutta, on työlästä ja epävarmaa. Laitosten käyttämien kirjallisuushankintarahojen osalta on myös yhä vaikeampaa tietää, mikä rahan käytöstä on kirjastokokoelmien rahoitusta, mikä muuta henkilökunnan käyttöön ostetun kirjallisuuden rahoitusta, koska kumpaakin voi olla samoilla tileillä. Tällaisten tietojen kerääminen hajautetussa kirjastolaitoksessa jossa määrärahojen hallinnoijia on satoja on pelkästään jo laskennallisesti erittäin työlästä.

Uudet rahoitusmuodot ja lyhytaikaisella projektirahoituksella hoidetut hankkeet tuovat uusia kysymyksiä tilastointiin. Miten esim. EU- ja muu projektirahoitus huomioidaan kirjastojen määrärahatilastotiedossa, otetaanko se mukaan vai jätetäänkö pois? Erityinen ongelma on isot usean kirjaston yhteiset hankkeet, joita yksi hallinnoi ja jonka tilien kautta koko budjetti kulkee. Tulisiko tällaisia tapauksia varten luoda oma tilastoryhmä kirjastojen yhteistyöprojektit vai jättää tiedot ilmoittamatta?

Ilmoittamattomat tiedot tilastoissa tekee paitsi kaikkia kirjastoja koskevien yhteistilastojen laskeminen epäluotettavaksi, niin erityisesti panos/tuotos -suhdelukujen laskemisen ongelmalliseksi. Parempi kuin jättää tieto pois, on arvioida se.

Myös aikasarjalaskelmien - jotka ovat kehityksen arvioinnissa oleellisia - luotettavuus on kyseenalainen, jos tilastotiedoissa on aukkoja, varsinkin jos ne ovat epäsystemaattisesti: jonain vuotena joku tieto on mukana, toisena ei. Aikasarjavertailujen tekemistä vaikeuttaa myös sinänsä tarpeellinen ajoittainen tilastointiperusteiden uudistaminen tai uusien kirjastojen mukaan ottaminen. Siksi vertailuja tehtäessä tulisi tuoda esille tapahtuneet keskeiset tilastointiperiaatteiden muutokset.

Uusien asioiden huomiointi

Atk:n käyttöönotto ja elektroniset aineistot ovat muuttaneet kirjaston suoritteita. Uusien tilastoitavien asioiden - kuten elektroniset aineistot ja niiden käyttö - osalta kirjaston käyttämillä järjestelmillä ei kaikilta osin ole mahdollista saada niistä tilastotietoja. Asiakkaiden itsenäiskäyttö on ainakin toistaiseksi puutteellisesti mitattavissa. Myös elektronisia aineistoja koskevien tietojen keruu aiheuttaa lisäselvitystarpeita, koska tietoja ei ainakaan kaikkialla saada atk-järjestelmästä.

Tilastojen tuottaman tiedon käytön tarkoituksenmukaisuuden asettaa eräissä tapauksissa kyseenalaiseksi myös se, että vaikka kirjastot tekevät entistä enemmän - ja ainakin käytettävissä olevat palvelut ovat entistä parempia - niin tilastot osoittavat kirjastojen saavan aikaan suoritteita ainakin joiltain alueilta entistä vähemmän. Esim. kartunnan osalta suurtenkin tietokantojen hankinta tuottaa tilastoihin vain muutaman luvun, vaikka merkitys on huomattava. Ja palvelutuotannossa painopiste on ainakin osan palveluita osalta siirtymässä virkailijoiden asiakkaille suoraan tuottamista palveluista verkkopalveluiden tuottamiseen ja asiakkaiden entistä suurempaan palveluiden itsenäiskäyttöön, mikä tuottaa nykyisellä tilastointitavalla laskevat kehityslinjat osaan perinteisiä palveluita.

Vaikka kirjastotilastointi on varsin tarkkaa niin kaikkia uusia osa-alueita kirjastojen työstä ei tilastoida. Tällaisia varsin tärkeitäkin alueita ovat mm. julkaisutoiminta, verkkopalveluiden tuottaminen, mikrotukineuvonta, elektroninen julkaisutoiminta sekä kehysorganisaation julkaisujen vaihto ja myynti. Näidenkin asioiden merkitys tulisi saada esille.

Voitaisiinko tilastoja tuottaa keskitetysti?

Tilastojen yksi tärkeä tarkoitus on saada kokonaiskuva koko maan tilanteesta ja vertailla sitä kansainvälisesti. Tämän vuoksi osin olisi syytä selvittää, onko käyttävissä muita - ja luotettavampia - keinoja maan tieteellisten kirjastojen tietovarantojen ja toiminnan yhteistilastointiin kuin eri kirjastojen ilmoittamien tietojen laskeminen yhteen.

Tieteellisten kirjastojen atk-järjestelmän antamia mahdollisuuksia tulisi hyödyntää ottamalla siitä kokoelmia ja mahdollisuuksien mukaan muutakin toimintaa kuvaavia tietoja valtakunnallisella tasolla. Vaikka kirjastojen kaikki kokoelmat eivät vielä ole mukana atk-järjestelmässä, niin ne ovat kuitenkin jo siinä laajuudessa, että LINDA-tietokannan yhteistietoja voitaisiin käyttää rinnalla vertailuaineistona. Mm. valtakunnallisen nimekemäärän laskeminen on mahdollista vain yhteistietokannan kautta. Eri kirjastojen nimekemääriä yhteen laskemallahan ei synny tietoa valtakunnallista yhteisnimekemäärää, vaan paremminkin niteiden määrää lähellä oleva tieto.

Samoin FinELib -aineistojen osalta eri kirjastojen samojen FinELib-aineistojen yhteenlaskua kuvaavamman kuvan ko. resursseista antaa FinELibin kautta käytettävissä oleva aineistomäärä yhteen kertaan ilmoitettuna.

Kun tieteellisten kirjastojen uusi kirjastojärjestelmä Voyager on käyttöönotettu olisi syytä selvittää, miten paljon tilastoista voidaan keskitetyksi kerätä ja olisiko mahdollista tuottaa myös kirjastokohtaisista tilastoista osa keskitetysti.

Yliopistojen KOTA-tietokanta on keskeinen yliopistojen toiminnan arvioinnin väline. Yliopistokirjastoja kuvaavia tilastoja siitä saa esiin kuitenkin erittäin vähän, lähinnä henkilökuntatietoja eikä sitäkään kaiken kirjastotoiminnan osalta. Eikö KOTA -tietokantaa olisi syytä kehittää kirjastotoiminnan tilastoinnin osalta, jolloin ehkä myös kirjastot huomioitaisiin nykyistä paremmin yliopistojen arvioinneissa?

Nykyinen tapa julkaista kirjastotilastot vuosittain kirjamuodossa on ongelmallinen, sillä painettuun kirjaan tulleita virheitä ei voi jälkikäteen korjata. Sekä virheiden korjausmahdollisuuden että tilastoaineiston nykyistä nopeamman käyttöön saannin kannalta olisi parempi siirtyä kokonaan virtuaaliseen kirjastotilastoon. Tähän virtuaaliversioon toivoisi tallennettavan tietoja myös takautuvasti nykyistä 90-luvun jälkipuoliskoa aikaisemmalta ajalta vähintään 90-luuvn alusta lähtien sekä luoda erilaisia aikasarjoja kehitysvertailua varten.

Tuulikki Nurminen
Kirjastonjohtaja
Joensuu yliopiston kirjasto
email: tuulikki.nurminen@joensuu.fi

Tietolinja 4/1999