|
Universal Borrowing – yhteislainaus SuomessaJuhani Räisänen, Oulun yliopiston kirjasto
|
|
Pääkirjoitus Artikkelit Uutisia, ajankohtaista |
Lokakuun lopussa 2003 pidettiin Canberrassa Australiassa 8. kansainvälinen kaukopalvelukokous. Kokouksen teemana oli Breaking barriers: reaching users in a digital world. Teema viittaa kirjastojen kohtaamaan haasteeseen uudenlaisessa ja nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Mary E. Jackson toi kokouksen avauspuheessaan esiin 10 kaukopalvelun keskeistä kehityspiirrettä tai kehityshaastetta lähitulevaisuudessa. Kaksi Jacksonin esittämistä kehityspiirteistä ovat keskeisesti esillä suunniteltaessa yhteislainauksen käyttöönottoa: nopeus ja asiakastoimisuus. (Jacksonin esitys löytyy osoitteesta http://www.nla.gov.au/ilds/abstracts/thefutureof.htm) Jacksonin mukaan käyttäjien odotukset kaukopalvelun suhteen kasvavat jatkuvasti, ne ovat hänen mielestään kasvaneet nopeammin kuin kaukopalvelu on kyennyt niihin vastaamaan. Asiakkaat ovat jo pitkään liittäneet kaukopalveluun mm. seuraavat toiveet: nopeus, maksuttomuus ja elektroniset palvelut eikä minkäänlaisia rajoituksia esimerkiksi tilausmäärien suhteen hyväksytä. Aikaisemmin, viime vuosituhannen lopulla, nopeus tarkoitti päiviä, mahdollisesti jopa viikkoja, mutta nyt asiakas ymmärtää nopeudella tunteja. Aikaisemmin asiakas oli tyytyväinen saadessaan artikkelin viikon kuluessa. Tämän päivän asiakas odottaa artikkelin olevan työpöydällä viimeistään ruokatunnin jälkeen. Jacksonin toinen keskeinen kehityspiirre kaukopalvelun suhteen on asiakastoimisuuden lisääntyminen. Asiakastoimisuudella voidaan tarkoittaa Jacksonin mukaan seuraavaa: asiakas tekee haun tietokannasta, identifioi niteen ja lähettää niteeseen liittyvän tilauksen kirjastoon ilman, että kirjaston henkilökunta on osallinen tässä prosessissa. Asiakastoiminen kaukopalvelu muistuttaakin Jacksonin mielestä enemmän lainausta kuin perinteellistä kaukopalvelua. Suomessa Varastokirjasto on jo pitkään työskennellyt näiden kahden kehityssuunnan parissa. Varastokirjastossa on ymmärretty, että palvellessaan suomalaisia kirjastoja ja tietopalveluja sen on omaksuttava myös kehittäjän rooli. Päinvastoin kuin Jackson painottaa esittämiensä kehityspiirteiden olevan pääosin lähitulevaisuuden haasteita niin Varastokirjasto on reagoinut palvelun nopeuteen ja asiakastoimisuuteen jo joitakin vuosia sitten.
Käytännön ratkaisut Kuopiossa ja OulussaVoyager-kirjastojärjestelmä mahdollisti yhteislainauksen käyttöönoton Voyager-konsortioon kuuluvissa kirjastoissa. Tässä vaiheessa Varastokirjastolla on yhteislainauskumppaneina Kuopion yliopiston kirjasto, Oulun yliopiston kirjasto sekä Vaasan tiedekirjasto Tritonia. Yhteislainaus käsitteenä on siinä mielessä vielä tässä vaiheessa harhaanjohtava, ettei yhteislainaus toimi vielä kahteen suuntaan. Varastokirjastohan toimii edelleen pelkästään antolainauskirjastona. Yhteislainaus eli Universal Borrowing tarkoittaa yksinkertaisimmillaan sitä, että jonkun edellä mainitun kolmen kirjaston asiakas voi oman kirjastonsa tietokannasta siirtyä Varastokirjaston tietokantaan ja löydettyään Vaarista kirjan, jonka haluaa lainata itselleen, hän voi kotikirjastonsa asiakastunnuksilla tilata kirjan ilman, että kotikirjaston henkilökunta vielä tässä vaiheessa on tietoinen tilauksesta. Varastokirjasto prosessoi tilauksen ja tilauksen tehnyt asiakas saa sähköpostiinsa tiedon, että tilaus on vastaanotettu ja kirja on matkalla asiakkaan kotikirjastoon. Yhteislainaus käynnistettiin maaliskuussa 2003 Oulun yliopiston kirjaston kanssa. Se määritteli yhteislainauksen vielä pitkälti kaukopalveluksi, kun taas Kuopion yliopiston kirjasto ymmärtää yhteislainauksen osaksi lainausta. Oulussa Varastokirjastosta tilatun yhteislainan noutopaikka on kaukopalvelu, mutta Kuopiossa on viisi eri noutopaikkaa ja nämä noutopaikat ovat lainauksen yhteydessä. Kaukopalvelu ei ole millään tavoin osallisena yhteislainauksessa. Yhteislainauksesta sovitaan aina kirjastojen välisenä yhteistyönä. On tilaavien ja vastaanottavien kirjastojen määriteltävissä pidetäänkö yhteislainausta kaukopalveluna vaiko tavalliseen lainaustoimintaan kuuluvana palveluna. Yhteistä toiminnalle kuitenkin on, että asiakas paikantaa ja tilaa lainansa itse. Myös lainaajana on aina asiakas, ei kirjasto. Kuopiossa yhteislainaus Varastokirjastosta tulkitaan lainauksen palveluksi, ei siis kaukolainaksi. Yliopiston henkilökunta, opiskelijat sekä ulkopuoliset asiakkaat voivat itse tilata lainansa Varastokirjastosta. Tilaukset toimitetaan haluttuun paikkaan Kuopion yliopiston kirjaston palvelupisteissä. Kun kirja tulee perille noutopaikkaan, se palautetaan, ja asiakkaalle lähtee saapumisilmoitus sähköpostilla. Kirja lainataan asiakkaan kortilla Kuopus-tietokannassa. Asiakas uusii itse lainansa WebVoyagessa, enintään kymmenen kertaa. Kuopuksessa ei virkailija voi uusia yhteislainoja. Tilausta ei voi tehdä jos niteen tila on joku muu kuin ’saatavana’ (esim. ’huonokuntoinen’ tai ’matkalla’). Asiakas ei myöskään voi itse varata Varastokirjaston kirjoja. Varastokirjasto huolehtii tarvittaessa lainojen karhunnasta. Lainat palautetaan mihin tahansa palvelupisteeseen ja lähetetään Varastokirjastoon. Kuopiossa lainat ovat asiakkaalle maksuttomia, eikä myöhästymissakkoja peritä. Jos asiakas on lainauskiellossa Varastokirjastossa, hän ei voi tehdä yhteislainauksia. Mutta vaikka asiakas on yhteislainauskiellossa, hän voi silti lainata KuYK:ssa. Oulun yliopiston kirjastossa aloitettiin yhteislainaus Varastokirjaston kanssa 7.3.2003. Suomessa ei vielä ollut mitään kokemuksia siitä miten toiminta tuotantokäytössä tulee sujumaan ja mitä mahdollisia ongelmia esiintyy. Siksi haluttiin seurata mitä tapahtuu ja päätettiin kierrättää kaikki saapuvat lainat ja palautukset kaukopalvelun kautta. Asiakkaan tuli siis valita noutopaikaksi tilauskaavakkeessa kaukopalvelu ja kaukopalvelu hoitaa myös palautukset takaisin Varastokirjastoon. Kaukopalvelun ollessa iltaisin ja lauantaisin kiinni lainat noutaa sieltä käsikirjaston päivystäjä ja lainaa asiakkaalle. Jos asiakas ei ole huomannut muuttaa noutopaikkaa, oletusarvona Oulussa on lainauksen toimipiste. Tällöin saapuneista lainoista täytyy lähettää saapumisilmoitus erikseen sähköpostissa. Lainat ovat maksuttomia eikä myöhästymissakkoja peritä Oulussakaan. Toimintaa ei ole haluttu vielä laajentaa useampiin kirjastopisteisiin koska se vaatisi kaikkien niiden päivystäjien koulutusta käsittelemään yhteislainauksen kautta tilattuja lainoja.
Versionvaihtojen vaikutuksetOululla on jo kokemusta yhteislainauksesta eri versioissa ja versionvaihdon aikana. Toiminta sujui ongelmitta versiossa 2001.1. Kun päivitykset alkoivat vuoden 2004 alussa Varastokirjaston tietokannan toiminnassa ilmeni katkoja kun domain2 muut tietokannat paitsi Varastokirjasto olivat uudessa versiossa. Tämä vaikutti myös yhteislainaukseen. Helmikuussa 2004 toimittiin kahden viikon ajan Varastokirjaston kanssa eri versioissa. Varastokirjasto oli jo siirtynyt uuteen Oulun toimiessa vielä vanhassa. Endeavor oli toimittanut patchin, jonka piti mahdollistaa tilausten lähettäminen versiosta 2001.1 versioon 2001.2.1 ja sen se myös teki. Tämä riittikin koska tilaaminen tapahtui vain yhteen suuntaan. Yhteydet eivät kuitenkaan toimineet päinvastaiseen suuntaan joten mm. raportteja ei saatu ennen kuin Oulukin oli siirtynyt samaan versioon. 23.2.2004 olivat sitten kaikkien yliopistokirjastojen päivitykset valmiita ja nyt ilmeni muutamia ongelmia. Ensimmäisenä oli ominaisuus, joka vaatii antamaan yhteislainausoikeudet kaikille niille asiakasryhmille, joiden piti päästä uusimaan paikallislainansa WebVoyagessa. Oulussa tämä merkitsi vain kirjastoasiakkaiden oikeuksien laajentamista, koska kaikilla muilla tilausoikeus jo oli. Toinen uusi ominaisuus oli, että matkalla -tilassa olevaa lainaa ei voitu enää lainata override- komennolla ennen kuin se on palautettu noutopaikkaansa. Tämä vaikutti niiden yhteislainojen lainaamiseen, joiden noutopaikaksi oli jäänyt lainaus. Myöhemmin keväällä 2004 muutama asiakas huomasi joutuneensa yhteislainakieltoon, josta heitä ei normaaliajoilla saatu pois, vaikka mitään syytä lainauskieltoon ei enää ollutkaan. Tämä ei vaikuttanut paikallislainaukseen. Onneksi tämä koskee vain muutamaa asiakasta. Endeavor tutkii asiaa. Kaikesta huolimatta uudessakin versiossa yhteislainaus toimii aivan riittävän hyvin. Versionvaihto opetti että tulevaisuudessa kannattaisi ajoittaa yhteislainaavien kirjastojen päivitykset samoihin aikoihin tai ainakin varmistaa että yhteislainaus toimii eri versioiden kesken. Yhteislainauksen jatkokehityksen aikataulu on vielä auki koska toistaiseksi Endeavorilla ei ole ollut resursseja toteuttaa siihen liittyviä kehittämisehdotuksia, jotka päätettiin Task Forcen kokouksessa jo vuonna 2002.
Kokemukset yhteislainauksestaYhteislainaus ei ole pienentänyt kolmesta siihen osallistuvasta kirjastosta Varastokirjastoon tulevien kaukolainapyyntöjen määrää, vaan ne ovat tulleet lisänä normaalien pyyntöjen päälle. Viime vuonna Varastokirjastoon tuli 393 yhteislainapyyntöä ja tänä vuonna toukokuun puoliväliin mennessä pyyntöjen määrä oli 343. Tilattu aineisto on sekä uutta että vanhaa, niin kauno- kuin tietokirjallisuutta. Lainat ovat jakaantuneet Varastokirjaston kolmen kumppanikirjaston kesken aikajaksolla 1.3.2003-15.5.2004 seuraavasti: 
Yhteislainauksen selkeänä etuna perinteiseen kaukopalveluun on sen nopeus ja asiakkaan roolin muutos. Asiakas ei enää ole passiivinen vaan hänet on integroitu mukaan (kauko)lainaukseen. Hänen pitää itse tarkistaa haluamansa kirjan saatavuus Vaarista ja tilata kirja. Varastokirjasto puolestaan informoi tilauksen kulusta vain tilauksen tehnyttä asiakasta. Asiakkaan kotikirjaston kaukopalvelu tai lainaus saa tiedon tilauksesta vasta, kun kirja on toimitettu asiakkaan kotikirjaston noutopaikkaan. Yhteislainaus voidaan nähdä myös yhtenä kokoelmayhteistyön työkaluna. Kuopion yliopiston kirjastossa oli vuonna 2002 painettuja monografioita 138.057 ja Varastokirjaston noin miljoona kirjaa tuovat huomattavan lisän Kuopion yliopiston kirjaston asiakkaille. Kuopion yliopiston kirjaston kokoelmat ovat painottuneet luonnontieteisiin ja lääketieteeseen ja Varastokirjaston kokoelmista löytyy paljon mm. oikeustieteellistä, humanistista ja yhteiskuntatieteellistä kirjallisuutta täydentämään yliopiston kirjaston tarjontaa. Kokemusten perusteella asiakkaat osaavat tilata itse. Kuopiossa yhteislainaus on myös tuonut uusia asiakkaita kirjastolle. Yhteislainaus vähentää ruuhkaa kaukopalvelussa ja laajentaa kokoelmia: Varastokirjaston aineisto on entistä tehokkaammin käytössä. Kaiken kaikkiaan yhteislainat kulkevat Kuopiossa muun lainaustoiminnan ohessa ilman erityistä vaivaa. Lisätyöt ovat olleet selvästi pienempiä kuin siitä saatavat hyödyt. Oulussa lainat kulkevat kaukopalvelun kautta muiden kaukolainojen joukossa ja sekin vaihtoehto toimii aivan hyvin. Nykyisessä toiminnassa ei tule käytännön tilanteita sille toiminnolle, joka mahdollistaa saman lainaajakortin käytön eri kirjastoissa. Tulevaisuuden kysymyksiä ovat myös yhteislainatilausten maksut varsinkin kun toiminta laajenee useampien kirjastojen väliseksi. Varastokirjastokin on valmis ottamaan uusia asiakkaita.
|
|
Tietolinja 01/2004 |
Juhani Räisänen, Kirjastoamanuenssi Markku Räisänen, Palvelupäällikkö Jukka Kananen, Kirjastonhoitaja
|