Tietolinja

Tietolinja
01/2003

Linnea2: onnistumisia ja kompasteluja käyttöönotossa

Annu Jauhiainen
Helsingin yliopiston kirjasto

URN:NBN:fi-fe20031147


Pääkirjoitus
Artikkelit
Uutisia,
ajankohtaista


Kuusi vuotta sitten käynnistynyt Linnea2 on hankkeena loppusuoralla. Kirjastojen projektit ovat jo ohi, mutta Linda-yhteisluettelossa käyttöönotto vielä jatkuu. Se saataneen valmiiksi helmikuussa 2003, minkä jälkeen koko Linnea2 on tuotannossa. Tässä vaiheessa on hyvä pysähtyä ja tehdä lyhyt yhteenveto menneestä sekä katsoa eteenpäin tulevaisuuteen ja suunnitella toiminnan kehittämistä ja laajentamista.

 

Voyager-käyttöönotto kirjastotietokannoissa

Voyager-järjestelmän käyttöönotto kirjastotietokannoissa sujui niin kuin ennalta oli suunniteltu ja lähes aikataulujen mukaisesti. Voyager oli määrä ottaa käyttöön kevään ja kesän 2001 aikana kaikissa tietokannoissa. Konversioiden aikataulut venyivät niiden tietokantojen osalta, joiden käyttöönotto edellytti ns. suomalaisten kehittämispiirteiden valmistumista. Tilastokirjastoa lukuunottamatta tietokantojen konversiot saatiin vietyä loppuun ennakolta suunnitelluissa aikatauluissa. Versiossa 2000, jonka päälle suomalaiset piirteet rakennettiin, oli kuitenkin paljon korjaamista. Endeavorin kehittämisresurssit menivät remontin tekoon, ja meille luvattu kehittämistyö pääsi alkamaan suunniteltua myöhemmin.

Linnea-palveluissa alettiin testata suomalaisia kehittämispiirteitä huhtikuun lopulla 2001. Oli tarpeen testata myös yleistä 2000-versiota, niiltä osin kun se poikkeaa amerikkalaisesta standardiversiosta. Ikäviä yllätyksiä tuli vastaan: systeemi toimi ongelmitta vain jos valuutaksi määriteltiin US-dollari, ja toisaalta Voyager ei aluksi osannut käsitellä skandinaavisia kirjaimia. Nämä ongelmat saatiin korjattua ja varsinainen beta-testausvaihe loppui lokakuun lopussa, joskin ongelmia löytyi vielä senkin jälkeen.

Kaikkien tietokantojen bibliografisen datan testikonversiot tehtiin alkuvuodesta 2001. Tuotantokonversiot alkoivat huhtikuussa. Pioneerina toimineen Helsingin kauppakorkeakoulun kirjaston kaikki konversiot oli tehty 24.5, ja se aloitti lainauksen 25.5. VTLS:ää käyttäneet kirjastot olivat kaikki siirtyneet uuden järjestelmän käyttäjiksi syyskuun loppuun mennessä. Kaikki yliopistokirjastot käyttivät Voyageria jo ennen syyslukukauden alkua, suunnitelmien mukaisesti, ja Eduskunnan kirjasto pääsi viimeisenä aloittamaan lainauksen 20.9.

Kirjastotietokannoista ongelmallisin oli uutena Linnea-yhteistyöhön tulleen Tilastokirjaston tietokanta, koska sen konversio poikkesi Endeavorin aiemmin tekemistä TinLib-konversioista bibliografisen datan rakenteen takia. Endeavor joutui tekemään erilaisia määrityksiä ja omia ratkaisuja Tilastokirjaston datalle, mikä vei paljon aikaa ja sotki aikatauluja. Tilastokirjaston konversio onnistui lopulta ja tietokanta siirtyi tuotantoon huhtikuussa 2002.

Järjestelmän käyttöönotto oli sujuvuudestaan ja aikataulujen pitämisestä huolimatta kirjastoille raskas ja työteliäs vaihe. Henkilökunta oli kovilla, sillä normaalit rutiinit piti pyörittää vanhalla järjestelmällä niin kuin ennenkin ja samalla paneutua uuden järjestelmän saloihin: opetella järjestelmän piirteet ja toiminnot, suunnitella työnkulut uudelleen, saattaa oma tietokanta valmiiksi konversiota varten, opettaa uusi järjestelmä asiakkaille, jne. Kaikki tämä hoidettiin entisellä henkilökunnalla, ilman lisäresursseja. Venyä piti paljon, ja taisivatpa kesälomat jäädä monella pitämättä kesällä 2001.

 

Voyager-käyttöönotto yhteisluettelotietokannoissa

Yhteistietokantojen konversiot viivästyivät Mandaa lukuunottamatta. Arton ja Violan aikatauluja siirrettiin osakohteiden kehittämistyön viivästymisen takia. Molemmat saatiin konvertoitua lokakuun lopussa, mutta ne avattiin käyttäjille (sekä tietokannan ylläpitäjille että loppukäyttäjille) vasta vuoden 2002 alussa, osakohteiden linkeistä löytyneen vasteaikaongelman takia.

Endeavorin Universal Catalogue-yhteisluettelo on suunniteltu niin, että yhteisluettelo perustetaan vasta Voyager-konversion yhteydessä, jossa luodaan linkit yhteisluettelon ja paikallisten tietokantojen välille. Lindan konvertointi valmiista VTLS-yhteisluettelotietokannasta edellytti ohjelmointityötä Endeavorilta, jotta linkit saataisiin luotua. Tämä vaati enemmän suunnittelua ja testausta kuin Endeavor oli ennakoinut, ja sen takia Lindan konversio viivästyi huomattavasti. Voyager-Linda avattiin hakukäyttöön tammikuun alussa 2002. Sen jälkeen oli linkeissä korjaamista ja epäselvyyksiä vielä kevääseen saakka, kunnes toukokuun alkupuolella 2002 saatoimme viimein hyväksyä tehdyn konversion.

Lindan päivittäminen oli pysähdyksissä noin vuoden kesäkuusta 2001 alkaen, jolloin luettelointi VTLS-Lindaan lopetettiin ja konversio aloitettiin. Kirjastotietokantoihin oli luonnollisesti tullut suuret määrät uusia tietueita tuon vuoden aikana, ja ne piti saada siirretyksi Lindaan ensin ennen kuin jatkuva automaattinen päivitys pääsisi alkamaan. Tämä ns. välivaiheen päivitys aloitettiin heinäkuussa 2002 ja on saatu loppuun tammikuussa 2003. Päivitys venyi pitkäksi sen vuoksi, että emme pystyneet testaamaan sitä ennakolta missään, koska meillä ei ollut testiympäristöä yhteisluettelolle eikä täsmällisiä ohjeita. Jouduimme kokeilemaan kaikenlaista, menemään eteenpäin yrityksen ja erehdyksen kautta ja odotellen Endeavorilta vastauksia kysymyksiimme. Erityisesti tuplakontrolli on aiheuttanut ja aiheuttaa edelleen ongelmia. Tuloksena on suuri joukko tuplatietueita Lindassa ja paljon jälkikäteen tehtävää siivousta, joka rasittaa sekä kirjastojen luetteloijia että Tietokantapalveluiden henkilökuntaa. Tavoitteenamme on saada parannettua tuplakontrollia yhteistyössä muiden Voyagerin UC-modulia käyttävien kirjastojen kanssa.

Kun kaikki välivaiheen aineistot on siirretty Lindaan, päästään käynnistämään automaattinen päivitys, jossa kirjastotietokantoihin luetteloidut tietueet kopioidaan Lindaan tietokantakohtaisesti määritellyn aikataulun mukaisesti. Suunnitelmana on ottaa kirjasto kerrallaan tähän päivitykseen, jotta voimme tarkkaan seurata, että kaikki menee oikein. Vasta siinä vaiheessa kun kaikki tietokannat ovat mukana jatkuvassa, säännöllisessä automaattisessa päivityksessä, käyttöönotto on valmis ja tuotantokäyttö alkaa.

Lindan yhteydessä mainittu tuplakontrolliongelma vaivaa kaikkia tietokantoja, joihin siirretään tietueita eräajoilla. Eräajoja tehdään joissakin kirjastotietokannoissa ja ennen kaikkea Mandassa, jota päivitetään yksinomaan eräajoilla.

 

Laitteisto

Kaikkien Linnea-tietokantojen yhteinen Sanni-tietokantapalvelin, Sun E10000, sisäänajettiin käyttöönoton aikana. Samalla opeteltiin uudenlaista yhteistyötä, Linnea-kirjastot - CSC - Endeavor, jota HYK on koordinoinut. Tämä tilanne oli uusi kaikille osapuolille, minkä vuoksi siinä oli jonkin verran alkukankeutta, erityisesti kommunikoinnissa ja työnjaossa. Nykyään kaikki osapuolet ovat yhteistyöhön tyytyväisiä.

Koko maan yliopistokirjastojen tietokantojen keskittäminen samalle palvelimelle oli ensimmäinen laatuaan koko maailmassa. Palvelimen mitoitus suunniteltiin huolellisesti yhdessä asiantuntijoiden kanssa, ja se osuikin aika hyvin kohdalleen. Siitä huolimatta emme ole suinkaan säästyneet ongelmilta. Juha Hakala kertoo tarkemmin näistä kokemuksista artikkelissaan Sannin oppivuodet - kokemuksia Sun E10000-palvelimesta ja Voyager-kirjastojärjestelmästä yliopistokirjastojen Linnea2-konsortiossa

Vuoden 2003 kuluessa kansalliskirjasto laatii laitteistostrategian vuosille 2003-2006, jossa se ehdottaa Sannin uudistamista vuonna 2006.

 

Järjestelmän toimiminen ja kirjastojen kokemukset

Kirjastojärjestelmän vaihto on valtava prosessi, joka vaikuttaa koko kirjaston toimintaan ja koskettaa jokaista työntekijää. Se edellyttää muutoksia työnkuluissa, mikä vaatii opettelua ja aikaa. Linnea2-hankkeessa oli tavoitteena, että vanhoja rutiineja ei siirretä sellaisenaan uuteen järjestelmään vaan katsotaan kaikkia toimintoja puhtaalta pöydältä omista tarpeista liikkeelle lähtien. Ei ollut helppoa siirtää syrjään "VTLS-silmälaseja" ja unohtaa, miten asiat on tehty ja miten järjestelmä toimii. Käsittääkseni siinä on kuitenkin onnistuttu kohtuullisen hyvin.

Voyager-ohjelmiston ja suomalaisten käytäntöjen yhteensovittamisessa on toki ollut ongelmia. Eniten tämä on näkynyt lainauksessa, sillä suomalaiset lainauskäytännöt eroavat suuresti amerikkalaisista. Meille on ominaista suuret volyymit ja rajoitusten puute. Endeavorilla ei oltu aikaisemmin kuultukaan, että samasta nimekkeestä voi olla niin monta eri nidettä ja että samaa nimekettä on tarjolla eri kokoelmissa erilaisilla laina-ajoilla. Tapamme sallia asiakkaille rajattomasti lainoja, joita saa kaiken lisäksi uudistaa ihan mielin määrin, on myös herättänyt ihmetystä. Lainauksen puutteet ovat näkyneet selvimmin suurissa kirjastoissa, joissa lainataan paljon. Helsingin yliopiston Opiskelijakirjasto on kamppaillut näiden ongelmien kanssa eniten ja ajoittain se on jopa menettänyt uskottavuutensa asiakkaittensa silmissä, kun varatut kirjat eivät jää kiinni palautuksessa ja opiskelijoiden omatoimiset varaukset ja lainojen uusinnat eivät onnistu. Sekä asiakkaiden että henkilökunnan kärsivällisyys on ollut koetuksella, eikä paljoa lohduta tieto, että parannus on tulossa.

Muita suurempia ongelmakohtia ovat olleet kieli, valuutta, formaatti sekä merkistöt, erityisesti kyrilliikka. Kaikki nämä ovat tyypillisesti asioita, joita amerikkalainen järjestelmätoimittaja ei ole joutunut kohtaamaan oman maansa kirjastoissa vaan jotka tulevat vastaan vasta järjestelmän kansainvälistyessä. Siitä huolimatta meillä on oikeus edellyttää, että ne toimivat meille myydyssä ohjelmistossa. Formaatin aiheuttamat ongelmat näkyvät selkeimmin musiikkitietokannoissa, Violassa sekä Sibelius-Akatemian ja muiden taidekorkeakoulujen Arscassa. Formaattimme MARC21-Fin käsittelee yhtenäistettyjä nimekkeitä eri tavalla kuin MARC21, minkä takia niitä ei voi indeksoida, ja siitä taas seuraa kaoottinen tilanne, kun esimerkiksi nuotteja on mahdotonta löytää.

Suuri osa näistä havaituista ongelmista saataneen korjattua ohjelmiston hyväksymisprosessin yhteydessä, joka on edelleen kesken. Jonkin verran saatiin korjauksia uuden ohjelmaversion 2001.1 myötä joulukuussa 2002 / tammikuussa 2003, mutta valtaosa korjauksista on luvassa vasta myöhemmin vuosina 2003 ja 2004.

 

Linnea2 vuonna 2003

Alkaneena vuonna Linnea2:ssa on kaksi keskeistä tavoitetta: laajentaa Linnea-verkon katetta ja ottaa käyttöön uusia ohjelmiston piirteitä ja toimintoja. Nyt kun pitkä ja raskas käyttöönottovaihe on ohi, voimme kohdistaa resurssit näihin uusiin suuntiin.

Jo Linnea2-hankkeen alkuvaiheesta asti on ollut selvää, että haluamme laajentaa verkkoa niin, että uusia kirjastoja ja tietokantoja pääsee mukaan tähän yhteistoimintaan. Kiinnostuneita mukaantulijoita on ollut ja alustavia keskusteluja on käyty, mutta varsinaiset neuvottelut yhteistyöstä on lykätty siihen saakka, kunnes käyttöönotto nykyisissä tietokannoissa on valmis. Se aika on nyt koittanut ja olemme aloittelemassa selvittelyjä ja laajentamisneuvotteluja. Selvitämme, miten ja millä kustannuksilla ja minkälaisilla aikatauluilla uudet kirjastot voivat liittyä Linnea2-konsortioon ja tulla mukaan Endeavor-sopimukseen käyttämään Voyageria ja hyödyntämään yhteisiä laitteistoresursseja. Kansalliskirjasto valmistelee asiaa, mutta päätökset tehdään Linnea2-konsortion yhteisissä elimissä. Konsortio hyväksyy myös uusien tietokantojen perustamisen, johon joillakin jäsenkirjastoilla on tarvetta. Ensimmäinen tällainen tapaus on PCI eli Periodicals Contents Index, jonka FinELib on lisensioinut vuoteen 2001 saakka, mutta koska jatkolisenssiä ei solmittu, tietokantaa ei voi enää käyttää toimittajan palvelimelta. Sen takia tietokanta ja sen 9,5 miljoonaa tietuetta konvertoidaan Voyager-tietokannaksi ja sijoitetaan Sanni-palvelimelle, johon on tätä tarkoitusta varten hankittu teratavu lisää levyä.

Myös Lindan katetta on tarkoitus laajentaa. Konsortioon mahdollisesti mukaan tulevat tietokannat liittyvät kaiken todennäköisyyden mukaan myös Lindaan, mutta sen lisäksi Linda saattaa laajeta myös konsortiorajojen yli. Ammattikorkeakoulut, jotka ovat muodostaneet oman AMKIT-konsortion, ovat pyytäneet selvitystä, millä ehdoilla ja millä aikataululla ne voisivat tulla mukaan Lindaan tiedontuottajiksi. Alustavassa selvityksessä tutkittiin kolmea eri vaihtoehtoa ammattikorkeakoulujen yhteisluetteloratkaisuksi: virtuaalista yhteisluetteloa, omaa erillistä fyysistä yhteisluetteloa sekä osallistumista Lindaan. Linda-vaihtoehto todettiin näistä suositeltavimmaksi ja keväällä 2003 selvitetään, onko se teknisesti ja toiminnallisesti mahdollinen.

Tilastokirjasto on mukana Linnea-yhteistyössä, mutta sen aineisto puuttuu vielä Lindasta. Kun tietokannan nykyiset tiedontuottajat on saatu jatkuvan päivityksen piiriin, aloitetaan valmistelut Tilastokirjaston tietokannan tietueiden päivittämiseksi Lindaan. Päivitys voidaan tehdä loppuvuodesta 2003.

Voyager-käyttöönotossa keskityttiin siirtämään kirjastojen perustoiminnot VTLS:stä uuteen järjestelmään. VTLS:ssä ei ollut kaukopalvelumodulia ja sen vuoksi kirjastot ovat joutuneet etsimään omia erilaisia ratkaisuja kaukopalvelun avuksi. Voyageriin on integroitu CLIO-kaukopalveluohjelmisto, joka Linnea-konsortiolla on tarkoitus hankkia ja ottaa käyttöön niin pian kuin se on mahdollista, edellyttäen että sen todetaan soveltuvan kirjastojemme käyttöön. Odottelemme seuraavaa Voyager-ohjelmaversiota (2001.2), jossa integrointia on kehitetty edelleen. CLIOn versio seuraava versio (4.0) tarjoaa myös toiminnallisia parannuksia ja soveltuu nykyistä versiota paremmin Eurooppalaisille kirjastoille.

Yhteislainaus eli Universal Borrowing hoitaa osan kirjastojen välisestä lainauksesta tarjoamalla asiakkaalle mahdollisuuden tilata omatoimisesti ja lainata oman kirjastonsa lainaajakortilla teoksia toisesta konsortioon kuuluvasta kirjastosta. Tätä toimintoa ja sen sopivuutta suomalaisiin käytäntöihin testataan tätä kirjoitettaessa Oulun yliopiston kirjastossa ja Varastokirjastossa sekä Tritonian, Åbo Akademin ja Hankenin kirjastoissa. Tavoitteena on päästä aloittamaan tuotantokäyttö aluksi Varastokirjaston ja yksittäisten kirjastojen välisenä ja laajentaa sitä sitten mahdollisesti kaikkiin konsortion kirjastoihin.

Yhteislainauksen ja kaukopalvelumodulin käyttöönotto edellyttää sopimista taloudellisista ja toiminnallisista periaatteista. Sitä varten olemme aloittelemassa selvitystä kaukopalvelumaksuista yliopistokirjastojen piirissä.

Voyageriin on vaiheittain rakenteilla UNICODE-tuki, joka tulee ratkaisemaan mm. kyrilliikkaan liittyvät ongelmat. Nykyisessä ohjelmaversiossa siitä on valmiina ensimmäinen vaihe, eli vieraiden merkistöjen (kuten kyrilliikan) esittäminen on mahdollista. Tämän vuoden aikana on luvassa toinen vaihe, ns. UNICODE-versio, joka mahdollistaa luetteloinnin vieraalla merkistöllä sekä muiden paitsi MARC21-formaatin 88x-kenttien indeksoinnin. Tämä on suuri muutos, joka edellyttää Voyagerin bibliografisia, auktoriteetti- sekä varastotietoja käyttävien ohjelmien uudelleen kirjoittamista. Linnea-palveluiden edustaja on ollut mukana työryhmässä, joka on avustanut Endeavoria suunnittelutyössä. Olisi omien etujemme mukaista olla mukana testaamassa tätä versiota, jotta voisimme varmistaa, että meille tärkeät ja oleelliset asiat ovat kunnossa. Toivomme, että löytyisi joitakin vapaaehtoisia Linnea-kirjastoja, jotka osallistuisivat testaukseen yhdessä Linnea-palveluiden kanssa. Testaus tullee ajankohtaiseksi kevään 2003 aikana. Testauksen kuluessa on selvitettävä, onko edullisinta jatkaa UNICODE-merkistön tallentamista 88x-kenttiin vaiko muuttaa käytäntöä niin, että sitä tallennetaan normaalikenttiin, jolloin kenttien romanisoitu muoto viedään 88x-kenttiin. Mikäli kaikki menee suunnitelmien mukaisesti, voinemme vuodenvaihteessa 2003/2004 ottaa UNICODE-version käyttöön tietokannoissamme. Sitä kyrilliikkaa käyttävät kirjastomme ovat jo kauan odottaneet. Lisäksi voimme vihdoinkin aloittaa muiden tärkeiden erikoiskokoelmien kuten HYK:n Hebraican Voyager-luetteloinnin.

 


Tietolinja 01/2003

Annu Jauhiainen
Helsingin yliopiston kirjasto
PL 26, 00014 Helsingin yliopisto
Email: annu.jauhiainen@helsinki.fi