Tietolinja
01/2003

Kirjastoverkko 2003

Juha Hakala
Helsingin yliopiston kirjasto

URN:NBN:fi-fe20031158

Tietolinjan numeron 2000/1 pääkirjoituksessa arvioitiin kirjastoautomaation kehitystä ja tulevaisuuden haasteita Clifford Lynchin kirjoittaman artikkelin From automation to transformation : Forty years of libraries and information technology in higher education avulla. Tässä artikkelissa tarkastellaan kirjastoverkkomme nykytilaa ja sitä, miten Lynchin esittämät haasteet on Suomessa selvitetty.

Arvioni on tietenkin vasta alustava, koska verkkomme on alituisessa muutoksen tilassa, ja näyttää siltä että vauhti sen kuin paranee. Koskaan aiemmin 20-vuotisen työurani aikana tekniikan kehitykseen pohjautuvat muutokset eivät ole olleet niin nopeita ja laaja-alaisia kuin ne tätä nykyä ovat. Useimmat asiantuntijat ovat yksimielisiä siitä, että (tieto)tekniikka on tärkein kirjastoihin ja niiden toimintaan vaikuttava muutostekijä.

Kansalliskirjaston koordinoimana Suomeen on syntymässä integroidusta kirjastojärjestelmästä (Voyager), kansallisesta tiedonhakuportaalista (MetaLib) sekä digitaalisten objektien hallintasovelluksesta koostuva palvelukokonaisuus, toisinaan myös triangeliksi kutsuttu, jota kirjastot voivat hyödyntää omien palvelujensa rakentamisessa. Näiden sovellusten on toimittava yhteen paitsi toistensa, myös muiden sovellusten kuten kustantajien ja kirjakauppojen järjestelmien tai yliopistojen henkilörekistereiden kanssa.

Tässä järjestelmätason yhteispelissä standardeilla on keskeinen merkitys, ja niiden kehittämiseen ja hyödyntämiseen on siksi panostettava voimakkaasti. Tämän vuoksi kansalliskirjasto koordinoi SFS:n Tietohuoltokomitean toimintaa, osallistuu aktiivisesti standardointityöhön IFLA:ssa ja ISO:ssa ja liittyi helmikuussa 2003 amerikkalaisen National Information Standards Organization'in (NISO) jäseneksi. NISO ottaa valikoiden niin kutsuttuja voting member -jäseniä myös Yhdysvaltojen ulkopuolelta, itse asiassa niin valikoiden että HYK on ensimmäinen ulkomainen voting member. NISO:ssa kehitetään useita meidän kannaltamme keskeisiä standardeja, kuten OpenURLää ja NCIPiä (NISO Circulation Interchange Protocol). Portaalin kannalta hyvin keskeinen Z39.50-tiedonhakustandardi on sekin NISO:sta kotoisin; tosin sen kehitystyö on ollut viime vuodet säästöliekillä, ja resurssit on suunnattu Z39.50:n uuden, Web-ympäristöön sovitetun version kehittämiseen. (Tästä ZING-protokollasta saa lisätietoja osoitteesta http://www.loc.gov/z3950/agency/zing/index.html). Niinpä mahdollisuuteen vaikuttaa NISO-standardien sisältöön kannatti tarttua, kun sitä NISO:n taholta meille tarjottiin.

Triangelin eri osilla on omat tehtävänsä. Tiedonhakuportaali mahdollistaa verkossa olevien tietokantojen (viitetiedon) sekä julkaisujen tehokkaan käytön. Kirjastojärjestelmien näyttöluetteloihin tottuneille portaalit tarjoavat sekä deja vu -elämyksiä - esimerkiksi MARC-formaatin käsittely ei tuota ongelmia - mutta suuri osa toiminnoista on kokonaan uusia. Voidaan siis oikeutetusti puhua aivan uudenlaisesta palvelusta. Kansallisen tiedonhakuportaalin kautta avataan aluksi pääsy FinELibin lisensoimiin tietokantoihin ja aineistoihin sekä Linnea-verkon tietokantoihin, mutta jatkossa portaalin katetta voidaan lisätä niin laajalle kuin on järkevää - ja ylläpitoresurssit riittävät.

Digitaalisten objektien hallintasovellus (DOMS) tekee elektronisille dokumenteille saman kuin integroitu kirjastojärjestelmä viitteille; mahdollistaa niiden tallennuksen, haun, kontrolloidun käytön, muokkauksen ja säilytyksen. Siinä missä portaalisovellukset tulivat markkinoille jo 3-4 vuotta sitten ja ovat nopeasti kehittymässä kypsiksi tuotteiksi, DOMS-järjestelmät ovat vasta muovautumassa. Tätä kirjoitettaessa vasta muutamalla kirjastojärjestelmätoimittajalla on kaupan DOMS-sovellus, mutta useat meidän alamme yritykset ovat käynnistäneet DOMS-hankkeita. Lisäksi perinteisiin asiakirjanhallintasovelluksiin ollaan lisäämässä piirteitä - kuten Dublin Core-tukea - jotka tekevät ne kirjastojen kannalta kiinnostaviksi. Kansalliskirjaston koordinoiman DOMS-hankkeen tarjoajien joukossa on sekä kirjastojärjestelmien että asiakirjanhallintajärjestelmien toimittajia.

Integroitu kirjastojärjestelmä on triangelin tutuin osa, mutta ei näidenkään sovellusten kehitys ole pysähtynyt, päin vastoin. Kun kirjastot verkostoituvat ja hankkivat ohjelmistonsa konsortioina, sovellustoimittajat vastaavat tähän huutoon rakentamalla järjestelmiinsä piirteitä, joita voidaan hyödyntää tehokkaasti vain konsortioissa. Voyagerissa näitä ominaisuuksia ovat muun muassa Universal Catalog ja Universal Borrowing. On mielenkiintoista nähdä, miten OCLC:n tai RLG:n kaltaisiin keskitettyihin järjestelmiin perustuva palvelumalli menestyy konsortioiden yhteistyön rinnalla. Ulkomaisten kollegoiden kanssa käydyn keskustelun valossa vaikuttaa siltä, että tekninen ja/tai poliittinen joustamattomuus aiheuttaa jo nyt joillekin yhteisluettelo-organisaatioille ongelmia, ja ilman uusiutumiskykyä vaikeudet vain syvenevät. Toisaalta myös haluttomuus ottaa sovellusten uusia piirteitä käyttöön joissakin yksittäisissä kirjastoissa tai koko konsortiossa johtaa sekin aikaa myötä siihen, ettei palveluja tuoteta tehokkaimmalla mahdollisella tavalla.

Linnea-verkon toimintamalli on esimerkiksi pohjoismaisessa vertailussa osoittautunut toimivaksi. Yksi esimerkki: siinä missä DBC ja Bibsys joutuvat ostamaan MARC-tietueita Kongressin kirjastolta ja päivittämään nämä tietueet eränä yhteisluetteloihinsa, Linnea-verkossa voidaan poimia tietueita LC:n tietokannasta ja sadoista muista järjestelmistä maksutta. Tanskassa ja Norjassa joudutaan siis järjestelmän toiminnallisten rajoitusten vuoksi maksamaan huonommasta palvelusta kuin se, jonka Linnea-kirjastot saavat ilmaiseksi.

Triangelia tullaan hyödyntämään paitsi yliopistokirjastoissa, myös muissa suomalaisissa kirjastoissa ja informaatiopalveluissa. Ja monet triangelin palveluista, kuten näyttöluettelot ja useat kansalliset tietokannat, merkittävä osa portaalin palveluista sekä ainakin osa DOMS-järjestelmän digitaalisista kokoelmista, tulevat olemaan vapaasti kaikkien verkon käyttäjien ulottuvilla. Voidaan perustellusti sanoa, että silloin kun portaali on otettu käyttöön syksyllä 2003, tai viimeistään silloin kun DOMS-sovelluksen hyödyntäminen kirjastoissa käynnistyy vuonna 2004, kirjastojen tarjoamat tekniset palvelut ovat oleellisesti parantuneet ja monipuolistuneet.

Tekniikasta ei tietenkään ole paljoa iloa, ellei järjestelmistä löydy relevanttia tietoa. Tieteellisessä julkaisemisessa on muutamassa vuodessa siirrytty uuteen verkkovetoiseen paradigmaan. Lehdet julkaistaan nykyään verkossa ja ostetaan keskitetysti konsortiolisenssein; yliopistojen omien raporttien ja opinnäytteiden julkaisemisessa ollaan nopeasti siirtymässä verkkopohjaisiin ratkaisuihin, ja tieteelliset monografiatkin julkaistaan pääosin verkossa kunhan sopiva bisnesmalli ja sen edellyttämät tekniset ratkaisut (tai päinvastoin) löydetään. FinELibin ansiosta Suomessa on kyetty nopeasti ja tehokkaasti hyödyntämään julkaisupolitiikan muutos; meidän tieto-omavaraisuutemme on kasvanut merkittävästi, samalla kun kustannukset on kyetty pitämään kurissa.

Kustantajat siirsivät toimintansa verkkoon niin nopeasti, että kirjastojen tekninen infrastruktuuri ja toimintatavat ovat edelleen vasta sopeutumassa tähän muutokseen. OpenURL-standardi ja sen soveltaminen ratkaisevat muutamia kiperiä ongelmia - pääsemme eroon viitteen ja dokumentin staattisesta linkityksestä, joka ei ota asiakkaan käyttöoikeuksia huomioon. Mutta meidän on vielä kehitettävä ratkaisut muun muassa siihen, miten hankimme ja ylläpidämme elektronisia lehtiä ja niiden käyttöoikeuksia koskevat tiedot. Voimme toki hoitaa asian edelleen itse, mutta tehokkaampaa on hankkia esimerkiksi lehtien lisenssitiedot muualta valmiina. Mutta missä muodossa ja keneltä, sitä me emme vielä tiedä - lukuun ottamatta portaalin tietämyskannoissa valmiina olevaa informaatiota.

Clifford Lynch listasi vuonna 2000 artikkelissaan kuusi suurta haastetta, joiden parissa hänen mielestään kaikkien yliopistokirjastojen ja kirjastokonsortioiden oli askaroitava. Seuraavassa subjektiivinen väliraportti siitä, miten me olemme selvinneet.

Establishing a new definition of the "canon" of scholarly communication and the library's relation to it in terms of acquisition or selection, organization and management, access and preservation.

Tieteellinen kommunikaatio on muutamassa vuodessa kokenut suurimman kumouksen sitten kirjapainotaidon keksimisen. Kustannustoiminnan siirtymiseen verkkoon on reagoitu tieteellisissä kirjastoissa nopeasti; kirjastot ovat ryhmittyneet konsortioiksi, jotka hankkivat kustantajilta lisensseinä oikeuden käyttää tietokantoja tai tieteellisiä kausijulkaisuja. Aineiston tie kustantajalta käyttäjälle on lyhentynyt; kustantajat asioivat suoraan kirjastojen kanssa eikä kirjakauppaa enää tarvita suurten ulkomaisten tieteellisten kustantajien lehtien hankinnassa. Kustantajien ja kirjastojen yhteistyön periaatteet ovat muutamassa vuodessa vakiintuneet varsin hyvin; nähtäväksi jää, kyetäänkö painettujen tieteellisten kausijulkaisujen hintojen nouseva spiraali loiventamaan uudessa toimintamallissa.

Suomessa kirjastot ovat ottaneet näkyvän roolin elektronisen aineiston hankinnassa. FinELibin toiminnassa on ehkä kauaskantoisinta se tapa, jolla toiminta on organisoitu. Edustavan ohjausryhmän ja konsortioryhmän sekä aktiivisten aihekohtaisten asiantuntijaryhmien avulla voidaan taata kehysorganisaatioiden riittävä vaikutusvalta aineiston hankintaa koskevaan päätöksentekoon.

Addressing the problem of acquiring, managing and preserving the raw materials for future scholarship as these materials become digital and as they diversify in character.

Hankintaprosessin ohella aineiston käsittelymenetelmät ovat mullistuneet siirryttäessä painetusta aineistosta digitaaliseen. Tosin tämä muutosprosessi on monelta osin edelleen kesken. Monien back office -rutiinien kuten luetteloinnin ja lisenssitietojen tallennuksen hoito voidaan keskittää. Suurin avoin ongelma on pitkäaikaissäilytys; siirtymävaiheen aikana kirjastot hankkivat kausijulkaisuja edelleen painettuna. Mutta ennen pitkää suurta osaa lehdistä ei enää saa painettuna lainkaan; silloin meidän on voitava taata että aineisto säilyy käyttökelpoisena vuosikymmeniä ellei -satoja.

Elektroniset kausijulkaisut tullaan edelleen luetteloimaan näyttöluetteloihin. Mutta monille aineistoille on kehitettävä täysin uudenlaisia, automatisoituja käsittelymenetelmiä. Esimerkiksi vapaasti käytettävät kotimaiset verkkojulkaisut on kerätty ja kerätään jatkossakin talteen ohjelmallisesti. Toki keruun hoitava "haravasovelluskin" tarvitsee jonkin verran ihmisen ohjausta toimiakseen tehokkaasti. 11.7 miljoonaa tiedostoa ei olisi tarttunut haaviin ensimmäisellä keruukierroksella ellemme olisi antaneet ohjelmistolle työstettäväksi kattavaa aloitussivujen listaa, jonka luontiin tarvittiin paljon ihmistyötä. Mutta kaikkea verkkoaineistoa ei koskaan olisi voitu luetteloida perinteiseen tapaan, vaan aineiston haku perustuu kokoteksti-indeksiin. Vastaava automaattinen keruujärjestelmä on rakennettava radio- ja TV-aineistolle, sitten kun sitä (toivottavasti) ryhdytään keräämään uuden vapaakappalelain nojalla, sekä elektronisten sanomalehtien artikkeleille. Tämä aineisto saadaan haettavaksi tiedostojen sisältämän tai radio- ja TV-yhtiöiltä saatavan metadatan avulla.

Finding a new balance between collective, centralized action and local effort. In a world of shared resources on the network, it is possible to centralize more of the management, organization and description, and preservation of content, and economic considerations encourage such centralization. Yet there are also legitimate needs for local control and for responsiveness to local institutional needs.

Suomessa kirjastojärjestelmän, tiedonhakuportaalin ja DOMS-järjestelmän kokonaisuus mahdollistaa luontevan työnjaon kansalliskirjaston ja muiden triangelia hyödyntävien kirjastojen välille. HYK organisoi sovellusten hankinnan ja käytön kansallisessa kirjastoverkossa, muut kirjastot rakentavat paikalliset palvelut yhteisen alustan päälle. Lopputuloksena jokainen kirjasto voi esittää kehysorganisaatiolleen tehokkaan paikallisen palveluratkaisun, joka voidaan lokalisoida ulkonäköä ja tietosisältöjä myöten.

Keskitetysti luotu ja ylläpidetty tietotekninen ja muu infrastruktuuri ei kilpaile paikallisen kehitystyön kanssa, vaan paikalliset palvelut voidaan luoda käyttäen yhteisesti hankittuja järjestelmiä ja soveltaen yhdessä päätettyjä periaatteita. Konsortioiden kautta kirjastot voivat vaikuttaa siihen mitä sovelluksia hankitaan ja miten niitä hyödynnetään; tässä prosessissa on tietenkin luovuttava osasta paikallisia vapauksia, mutta mitään oleellista tuskin menetetään.

Esimerkiksi yliopistojen verkossa julkaistavat aineistot kuten väitöskirjat ja raportit on jatkossa luovutettava vapaakappaleina kansalliskirjastolle. Näistä aineistoista voidaan koota paitsi käyttöoikeuksiltaan hyvin rajattu vapaakappalekokoelma, myös yliopistojen omia kokoelmia tai mahdollisesti suomalaisten väitöskirjojen kokoelma, joiden käyttöoikeudet voidaan mitoittaa halutulla tavalla. Yliopistoilla olisi edelleen vastuullaan julkaisujärjestelmien kehittäminen ja mahdollisesti paikallinen jakelu, mutta DOMS-järjestelmää voitaisiin hyödyntää yliopistolaitoksen - ja vaikkapa myös ammattikorkeakoulujen - keskitettynä jakelujärjestelmänä sekä pitkäaikaissäilytysympäristönä.

Defining the service boundaries of the library in a world where information is dynamic and is manipulated rather than simply presented to library users.

Suora yhteistyö kustantajien kanssa on taannut sen, että kaupallisia julkaisuja hyödynnetään edelleen kirjastojen tarjoaminen järjestelmien, jatkossa ennen muuta tiedonhakuportaalin kautta, vaikka asiakkaiden ei enää tarvitse tulla kirjastoon. Mutta kun kaikki aineisto muuttuu digitaaliseksi, ja digitaalisen konvergenssin ansiosta yksi tiedosto voi sisältää ääntä, tekstiä ja liikkuvaa kuvaa, tai kun melkein mikä tahansa aineisto voidaan tulkita asiakirjaksi, rajanveto kirjastojen ja arkistojen välillä käy vaikeaksi. Tämä mahdollistaa tiivistyvän yhteistyön esimerkiksi kansallisarkiston, kansalliskirjaston ja Suomen elokuva-arkiston välillä. Esimerkiksi kansallisarkisto ja -kirjasto ovat jo sopineet, että verkosta kerätyt asiakirjat saavat jäädä kansalliskirjaston verkkoarkistoon. Uudessa vapaakappalelaissa tarvittaisiin selkeyden vuoksi päätös siitä, onko SEA:lla oikeus hyödyntää verkkoarkistossa olevia elokuvia, ja jos on, miten tämä organisoidaan.

Resolving the systemic funding problems in an environment where costs for traditional materials are increasingly unsustainable and where libraries are simultaneously being confronted with the need to invest in the support of a range of nontraditional networked information resources.

Suomessa tämä ongelma on pyritty ratkaisemaan toisaalta vähentämällä perinteisen aineiston (etenkin elektronisessa muodossa saatavien lehtien) hankintaa, toisaalta kanavoimalla keskitetysti varoja elektronisen aineiston hankinnan organisointiin; näillä varoilla on luotu FinELib sekä ostettu aineistolisenssejä konsortioille, joissa on yhteensä jo toista sataa jäsentä.

150 tietokannan ja noin 8500 kausijulkaisun lisensoinnin ohella olemme toistaiseksi selvinneet hyvin myös elektronisen aineiston hankinnan ja käytön aiheuttamista kokonaan uusista kuluista. Näitä ovat esimerkiksi aineistojen paikallinen installointi (joka tehdään Periodicals Content Index -tietokannalle keväällä 2003) sekä lisensoitujen aineiston tehokkaan käytön organisointi tiedonhakuportaalin avulla. Täytyy toivoa, että tähän mennessä solmitut lisenssit ovat pitkäikäisiä, eikä meille tule aivan lähivuosina velvoitetta organisoida jonkin hyvin suuren aineiston paikallista käyttöä. Satojen tuhansien artikkelien tietokannan luonti voisi tulla hyvin kalliiksi.

Developing new roles for the library within the academic enterprise to meet the needs of the networked information revolution.

Uusien sovellusten avulla kirjastot voivat laajentaa palveluvalikoimaansa ja saada aiempaa näkyvämmän roolin kehysorganisaationsa tietohuollossa. Mutta meidän on kyettävä vakuuttamaan muut siitä, että meidän ratkaisumme on toimiva ja edullinen, etenkin silloin kun teemme jotakin uutta. Kirjastojen keskinäinen yhteistyö ja yhdessä rakennettu tekninen infrastruktuuri tarjoavat hyvät mahdollisuudet tehokkuuteen - esimerkiksi Linnea2-hanke on tuonut kirjastoille merkittäviä säästöjä yhteisen sovelluksen ja palvelinympäristön ansiosta. DOMS-hanke luo edellytykset yliopistojen elektronisten julkaisujen keskitettyyn jakeluun ja pitkäaikaissäilytykseen, ja portaali mahdollistaa pääsyn kaikkiin organisaation lisensoimiin tietokantoihin ja elektronisiin aineistoihin. Mutta se, miten tehokkaasti yliopisto näitä palveluja pystyy hyödyntämään, riippuu paikallisesta panostuksesta. Kirjaston on pystyttävä organisoimaan riittävät henkilöresurssit esimerkiksi tiedonhakuportaalin käyttöönottoon ja ylläpitoon. Ellei järjestelmää soviteta paikallisiin oloihin, portaali ei ole oman kehysorganisaation käyttäjille niin tehokas palvelu kuin sen pitäisi olla.

Kolme vuotta sitten kirjoitin Tietolinjassa seuraavasti:

Kansalliskirjasto pyrkii jatkuvasti kehittämään kirjastoverkkoa niin, että tietotekniikan kehittymisestä sekä tieteellisen julkaisemisen muutoksesta saadaan kirjastoissa irti maksimaalinen hyöty. Pyrimme hoitamaan tämän prosessin mahdollisimman avoimesti ja yhdessä muiden kirjastojen kanssa. Toimintamme yleisperiaatteet seuraaville vuosille on linjattu joulukuussa 1999 julkaistussa Kansalliskirjastostrategiassa.

Päämäärämme on edelleen sama; tosin kehitystahti on ollut niin nopea, että olemme jo nyt kirjoittamassa uutta kansalliskirjastostrategiaa. Kirjastojärjestelmän lisäksi otamme käyttöön DOMS-sovelluksen ja tiedonhakuportaalin. Samankaltaisia suunnitelmia on muillakin, mutta me olemme todennäköisesti ensimmäisenä muodostaneet näistä kolmesta sovelluksesta standardirajapintojen avulla yhden toimivan kokonaisuuden. Idea sinänsä on on muidenkin mielestä toimiva: esimerkiksi Tanskan DEF-hanketta vetävä Bo Öhrström totesi tutustuttuaan suunnitelmiimme, että häntä harmitti ettei ollut keksinyt "triangelia" itse. Hänen mielestään kirjastojärjestelmän, tiedonhakuportaalin ja digitaalisten objektien hallintasovelluksen paketointi yhdeksi kokonaisuudeksi on kirjastoille hyvä etenemisstrategia.

Viitteet:

Lynch, Clifford: From automation to transformation : Forty years of libraries and information technology in higher education. Elektroninen teksti, saatavissa osoitteesta http://www.educause.edu/pub/er/erm00/pp060068.pdf

Räsänen, Desiree: Selvitys elektronisesta julkaisemisesta ja sisällöntarjonnan nykytilasta Suomen yliopistoissa ja korkeakouluissa. Elektroninen julkaisu, saatavissa osoitteesta http://www.lib.helsinki.fi/kirjastoala/E-julk7.rtf