Tietolinja

Tietolinja
1/2000


PÄÄKIRJOITUS

ARTIKKELIT


UUTISIA,
AJANKOHTAISTA

Linnea2-hankkeen ohjelmistovalinta ja uuden ohjelmiston käyttöönotto

Annu Jauhiainen


Linnea2-hankkeen eri vaiheita on esitelty Tietolinjan aiemmissa numeroissa. Tämä jo vuonna 1997 alkunsa saanut hanke on edennyt suunnitelmien ja lähes alkuperäisten aikataulujen mukaisesti. Kaikki valintapäätökset on nyt tehty, sopimukset allekirjoitettu, ja ollaan ohjelmiston käyttöönoton alkuvaiheessa. Varsinainen siirtyminen nykyisestä VTLS-ohjelmistosta Voyageriin tapahtuu alkukesästä 2001.

Valintaprosessi

Linnea1:n rakentaminen lähes vuosikymmen sitten vietiin läpi Opetusministeriön ohjauksella ja rahoituksella. Opetusministeriöön kuulunut Tieteellisten Kirjastojen ATK-yksikkö, TKAY, vastasi ohjelmiston valinnasta kaikkine siihen kuuluvine osineen. Kirjastot eivät olleet aktiivisesti mukana järjestelmien arviointiprosessissa, mutta ohjelmistovalinta tehtiin yhteisesti.

Tällä kertaa koko hanke sai alkunsa kirjastojen taholta. Kirjastot halusivat selvittää, mitä muita ohjelmistoja kuin VTLS ja Virtua oli tarjolla. Mitään ennakkopäätöstä ohjelmiston tai ohjelmistotoimittajan vaihdosta ei ollut, haluttiin vain selvittää laajalti eri vaihtoehtoja. Selvityksestä kasvoi aito valintaprosessi, johon kirjastot halusivat työjuhdaksi Helsingin yliopiston kirjaston Linnea-palvelut, eli entisen TKAYn. Yliopistojen ja korkeakoulujen valtuuttamana Helsingin yliopiston kirjasto koordinoi hanketta ja veti langat yhteen, mutta kirjastojen panos valintaprosessissa, alusta loppuun saakka oli merkittävä. Ilman kirjastojen antamaa suurta työpanosta ei nyt tehdyn kaltaista hyvin perusteellista eri vaihtoehtojen vertailua olisi ollut mahdollista toteuttaa.

Hankkeen tavoitteena oli selvittää, mikä kirjastojärjestelmä on sekä toiminnallisesti että taloudellisesti sopivin LINNEA-kirjastojen sekä yhteisjärjestelmän seuraavaksi kirjastojärjestelmäksi. Nykyisen Linnea-verkon ja Linnea-yhteistyön haluttiin jatkuvan ja kehittyvän edelleen, sekä nykyisen ratkaisun toiminnallisten etujen säilyvän jatkossakin.

Kirjastojärjestelmän valinnassa, samoin kuin myöhemmin myös laitteiston ja käyttöpalvelun valinnassa, noudatettiin EU:n asettamia säädöksiä. Jos näitä säädöksiä halutaan kuvata lyhyesti, ne voidaan tiivistää yhteen sanaan: tasapuolisuus. Valintaprosessin alkaessa on ilmoitettava, valitaanko tarjouksista hinnaltaan halvin vai kokonaistaloudellisesti edullisin. Myös valinta- ja arviointikriteerit on ilmoitettava, ja vain niitä saa käyttää vertailussa, joka on tehtävä tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Hankintapäätöksen on perustuttava tarjousvertailuun ja tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmoitettuihin valinta- ja arviointiperusteisiin, eikä ulkopuolisia seikkoja saa ottaa huomioon. Näitä säädöksiä sekä asetettuja aikarajoja noudattaen pitäisi valintaprosessi pystyä viemään läpi ilman soraääniä ja valituksia.

Kirjastojen rooli oli tärkeä jo valintakriteereistä päätettäessä. Kun kirjastot osallistuivat niiden laatimiseen, saatoimme olla varmoja, että kaikki kirjastoille tärkeät asiat tulivat huomioon otetuiksi. Kirjastoista koottiin vertailuryhmät, jotka tutkivat, miten meille tarjotut järjestelmät täyttivät asetetut valintakriteerit. 12 eri ryhmää vertaili ohjelmien toimintoja, järjestelmätoimittajien tarjoamia palveluja ja luvassa olevaa kehittämistyötä sekä referenssejä ja asetti järjestelmät paremmuusjärjestykseen tietämättä toisten ryhmien antamia sijoituksia. Näin saatiin vertailusta objektiivinen tulos, jonka mukaan neljä järjestelmää nousi tässä vaiheessa suhteellisen tasaväkisinä kärkeen. Nämä neljä olivat Horizon, Innopac, Taos ja Voyager.

Seuraavassa vaiheessa noudatettiin samanlaista objektiivisuutta ja tasapuolisuutta, kun kirjastojen parhaista asiantuntijoista kootut testiryhmät, yhteensä 70 henkeä, koekäyttivät neljää jatkoon valittua järjestelmää. Jokainen ryhmä keskittyi tiettyyn toimintoon ja asetti sen toiminnon osalta järjestelmät paremmuusjärjestykseen, jälleen tietämättä toisten ryhmien antamista sijoituksista. Ryhmien tehtävänä oli tämän lisäksi listata koekäytössä vastausta vaille jääneet kysymykset sekä mahdolliset puutteet ja muutostarpeet. Hankkeen ydinryhmä, jossa oli mukana sekä Linnea-palveluiden että kirjastojen ja atk-keskusten edustajia, käytti näitä listoja hyväkseen tehdyillä kirjastovierailuilla sekä neuvotteluissa järjestelmätoimittajien kanssa.

Kun ydinryhmä vieraili järjestelmiä käyttävissä kirjastoissa ja keskusteli järjestelmätoimittajien kanssa, ei heillä ollut tietoa siitä, miten järjestelmät olivat koekäytön perusteella sijoittuneet. Tavoitteena oli saada kaikki avoimet asiat selvitettyä, keskittymällä kuhunkin asiaan kerrallaan, ilman että lopputuloksella spekuloitaisiin tai annettaisiin sen vaikuttaa keskeneräisen asian käsittelyyn.

Kun eri testausryhmien raportit ja järjestelmätoimittajien kanssa neuvotteluissa saadut tiedot vedettiin yhteen, oli lopputulos hyvin selvä. Kokemukset kirjastovierailuilta sekä ne tiedot, joita oli muilla tavoin saatu näitä järjestelmiä käyttäviltä kirjastoilta, tukivat tätä tulosta. Vertailussa nousi selkeästi ykköseksi Endeavor Information Systems Inc'n (EISI) Voyager. Koekäytössä yksi ryhmä, tilastointiryhmä, ei halunnut asettaa minkäänlaista paremmuusjärjestystä, sillä tilastointiominaisuuksia ei voitu tässä testauksessa tutkia. Myöskään kaukopalveluryhmä ei pystynyt testaamaan järjestelmiä oikeasti, vaan sen oli tyydyttävä vertailemaan annettujen tietojen pohjalta, ja Voyagerin kaukopalvelusta ei tarvittavia tietoja ollut vielä saatavilla. Kaikki muut ryhmät asettivat Voyagerin joko selkeästi ykköseksi tai jaetulle ensimmäiselle sijalle.

Vertailun tulokset esitettiin kirjastojen johtajille, jotka hyväksyivät yksimielisesti Helsingin yliopiston kirjaston ehdotuksen Voyagerin valitsemisesta.

Ohjelmistosopimus

Kirjastojen antaman tehtävän mukaisesti, yliopistojen valtuuttamina Helsingin yliopiston kirjasto aloitti sopimusneuvottelut Endeavor Information Systems Inc'n kanssa. Sopimus allekirjoitettiin helmikuun 4. päivänä 2000.

Rahoitus

Kirjastot olivat toivoneet ohjelmistohankkeelle keskitettyä rahaa Linnea1:n tapaan. Opetusministeriö oli aluksi myötämielinen, mutta lopulta keskitettyä, ylimääräistä rahaa ei löytynytkään. Yliopistojen rehtorit päättivät siinä vaiheessa, että tämä on niin tärkeä hanke, että se on vietävä läpi, ja sopivat keskenään, että tarvittavat rahat kootaan yliopistojen budjeteista. He asettivat kuitenkin ylärajan, että ohjelmisto konversiokustannuksineen sekä laitteisto yhdessä saavat maksaa korkeintaan 20 miljoonaa markkaa. Näissä puitteissa pysyminen näytti jossakin vaiheessa mahdottomalta erityisesti dollarin kurssin jyrkän nousun takia. Lopputulos oli kuitenkin enemmän kuin tyydyttävä, sillä saimme varsinkin laitteistohankinnassa tuntuvat alennukset tehokkaan kilpailutuksen ansiosta ja kokonaishankintakustannukset jäivät alle asetetun rajan.

Voyagerin piirteitä - plussat ja miinukset

Toiminnallisesti Voyager täyttää asettamamme valintakriteerit parhaiten, sekä paikallisten toimintojen että verkko-ominaisuuksien kannalta. Painoa pantiin sille, että Voyager on toimintavalmis, uuden sukupolven vaatimukset täyttävä ohjelma, jota kuitenkin kehitetään jatkuvasti ja siihen lisätään uusia piirteitä, joita kirjastojen uudet toimintamuodot edellyttävät. Ohjelmisto on jo käytössä sadoissa kirjastoissa eri puolilla maailmaa. Näiden kirjastojen joukossa on monenlaisia ja monenkokoisia kirjastoja, mm. Yhdysvaltain Kongressin kirjasto sekä useita konsortioita ja muita kirjastoverkkoja. Voimme luottaa siihen, että sekä kirjastojen että Linnean kaltaisen kirjastoverkon yleiset perustarpeet hoituvat tällä ohjelmistolla. Kuitenkaan ei suljettu silmiä siltä tosiasialta, että meillä on myös omia erityisiä tarpeita, joista meidän on huolehdittava itse.

Huolimatta siitä, että Voyagerin todettiin olevan markkinoilla olevista kirjastojärjestelmistä meille sopivin ja paras, sekään ei ole täydellinen, koska täydellistä, kaikki vaatimukset täyttävää järjestelmää ei ole olemassa; tuskinpa sellaista koskaan saadaankaan. Voyagerissa on puutteita, joista joihinkin on jo näkyvissä parannusta ja joihinkin taas meidän on ollut itse neuvoteltava korjausta. Suurimpana ongelmana meidän kannaltamme nähtiin merkistöt. Voyageriin ollaan rakentamassa UNICODE-tukea, mutta se on pitkällinen prosessi ja tehdään neljässä eri vaiheessa, ollen kokonaan valmis vasta vuonna 2002. Meillä käyttöönotettavassa versiossa 2000 on toteutettu UNICODEn ensimmäinen vaihe, joka mahdollistaa UNICODE-merkkien esittämisen. Tämä ratkaisee esimerkiksi kyrillisten merkkien esittämiseen liittyvät ongelmat.

UNICODE-tallennus tulee mahdolliseksi Voyagerin versiossa 2001, joka otettaneen käyttöön vuoden 2001 loppupuolella. Siihen saakka meidän on hoidettava kyrillisen aineiston tallennus jollakin muulla tavalla. Erilaisista vaihtoehdoista on keskusteltu, mutta tätä kirjoitettaessa ei ole vielä tehty päätöstä, miten se tullaan hoitamaan. Kyrilliikka aiheuttaa meille lisätyötä ja erilaisten ratkaisujen hakemista myös konversiovaiheessa, kun on löydettävä paras tapa, millä kyrillinen aineisto siirretään VTLS:stä Voyageriin. Toimiva ratkaisumalli tälle ongelmalle on jo kehitetty ja tarvittava ohjelmointityö aloitettu Linnea-palveluissa.

UNICODE ratkaisuna merkistöongelmaan oli Endeavorin suunnitelmissa jo siinä vaiheessa kun saimme heiltä ensimmäisen tarjouksen. Sen sijaan FINMARC-tuki on kysymys, josta olemme itse neuvotelleet EISIn kanssa ja vain meitä itseämme varten. Olemme suhtautuneet formaattikysymykseen avoimesti alusta saakka, ja valintakriteereihimme ei sisälly vaatimuksia, että FINMARCin pitäisi olla sisäinen formaatti tai edes luettelointiformaatti. Sen sijaan kynnyskysymyksenä on ollut koko ajan, että ohjelmiston on voitava ottaa vastaan ja tuottaa FINMARCia sekä Z39.50:n kautta että eräajoina. Tämän FINMARC-tuen Endeavor on luvannut rakentaa meille. Tekninen toteutus pyritään hoitamaan niin, että samalla konversio-ohjelmalla voidaan jatkossa hoitaa muitakin formaattimuunnoksia, esimerkiksi ohjelmiston sisäisestä formaatista UNIMARCiin.

Ehdotimme lisäksi ratkaisua, että FINMARC säilyisi luettelointiformaattina, vaikka ohjelmiston sisäinen formaatti on MARC21. Tällä tavoin olisimme välttyneet luetteloijien kouluttamisesta uuden formaatin käyttöön, vaikkakin ennakoimme, että sekään ratkaisu ei ollut ongelmaton. Pitkällisten keskustelujen jälkeen Endeavor lopulta ilmoitti, että FINMARC luettelointiformaattina vaatisi sekä luetteloinnin että hankinnan client-sovellusten uudelleen kirjoittamisen ja on mahdoton toteuttaa tässä aikataulussa ja näillä kustannuksilla. Lopputulos on, että luettelointiformaattina tulee olemaan MARC21, suomalaisin parannuksin ja laajennuksin. Endeavor tekee meitä varten kaksi muutosta Voyagerin käyttämään sisäiseen formaattiin: välimerkityksen automaattisen lisäyksen sekä moniosaisten teosten nimeke-kentän (245/248).

VTLS rakensi aikoinaan meille osakohdeluetteloinnin, joka on myös tulevassa järjestelmässä ehdottoman tärkeä artikkeli- ja musiikkiaineiston luetteloinnin kannalta. Yksikään tarjouskilpailussamme mukana ollut järjestelmä ei tuntenut osakohdeluettelointia. EISI suhtautui alusta alkaen myönteisesti meidän tarpeeseemme ja näki osakohdeluetteloinnilla olevan kysyntää myös muualla. Sopimuksemme mukaan osakohdetuki on valmis siinä vaiheessa, kun otamme Voyagerin käyttöön.

Toinen piirre, joka rakennetaan meitä varten ja suunniteltiin esittämiemme toiveiden pohjalta, on sisälainat, eli lainat, joita lainataan vain lukusaliin. Sekin on luvattu toteuttaa Voyagerin käyttöönottoon mennessä.

Eräs Linnea-verkon ydintoimintoja on yhteisluettelo. Onnekasta meidän kannaltamme oli, että Endeavor oli jo tekemässä amerikkalaisia konsortiota varten yhteisluettelopiirteitä, jotka vastaavat hyvin pitkälle meidän tarpeitamme. Union Catalog -toiminto on parhaillaan testattavana Georgian osavaltion kirjastoverkossa, ja näin ollen valmistuu aikatauluvaatimustemme mukaan. Testauksessa on myöskin Universal Borrowing eli konsortion sisäinen kaukolainaus, mihin epäilemättä on tarvetta myös Linnea-konsortiossa. Universal Borrowing siirtää automaattisesti sekä kirjan että asiakkaan tiedot kirjastosta toiseen. Kun yhden kirjaston asiakas menee asioimaan toiseen kirjastoon, hänen lainaajatietonsa, myös mahdollisine sakkoineen ja lainakieltoineen, siirtyvät sinne, missä niitä tarvitaan ilman että asiakkaan tarvitsee rekisteröityä uudelleen.

UB:n kaukolainaus voi toimia asiakaslähtöisesti, ilman että virkailijaa tarvitaan kirjatilauksen tekemiseen ja lähettämiseen toiseen kirjastoon. Tämän käyttöönotto kuitenkin vaatii keskusteluja kirjastojen kesken ja poliittisia päätöksiä, mitä sallitaan ja mitä ei.

Konsortion sisäinen kaukolainaus on meille tärkeä, mutta vähintään yhtä tärkeä on ISO-standardin (ISO 10160 ja 10161) mukainen kaukolainaus. Se mahdollistaa kirjatilausten ja kaikkien kaukolainaukseen liittyvien viestien automaattisen välittämisen sellaisten kirjastojen ja kirjastojärjestelmien välillä, jotka tukevat tätä standardia. Samoihin aikoihin kun allekirjoitimme sopimuksen EISIn kanssa, tämä julkisti yhteistyön CLIOn kanssa, mikä tarkoittaa sitä, että jo valmis ja toimiva, ISO-standardiin perustuva CLIO-kaukolainaohjelma integroidaan Voyageriin. Ensimmäinen vaihe tästä toteutetaan versiossa 2000 ja toinen versiossa 2001.

Olemme neuvotelleet Endeavorin kanssa Voyagerin Z39.50-tuen kehittämisestä. Neuvottelut jatkuvat edelleen. Tarpeemme Z39.50:n kehittämisen suhteen ovat yhteneväiset kansainvälisten ZIG (Z39.50 Implementors' Group)-ryhmien sekä Kongressin kirjaston kanssa. Kuluvan vuoden aikana Endeavor on tehnyt paljon parannuksia Z39.50-ohjelmistoonsa. Tavoitteenamme on saada Endeavor tukemaan Bath-profiilia ( http://www.ukoln.ac.uk/interop-focus/bath/) minkä EISI on jo luvannutkin tehdä, mutta aikataulu on vielä avoin. Bath-profiilin monipuolisuuden vuoksi sen tukeminen ei ole Endeavorille eikä muille järjestelmätoimittajille aivan helppoa.

Endeavor Information Systems Inc järjestelmätoimittajana

Evaluointiprosessin aikana emme vertailleet pelkästään järjestelmiä, vaan selvitimme myös järjestelmätoimittajien taustat. Selvityksen mukaan Endeavor Information Systems Inc oli vakavarainen ja menestyvä yritys, jonka talous oli loistavassa kunnossa. Firma oli sataprosenttisesti henkilökunnan omistama. Saimme kokea yllätyksen vain muutama kuukausi selvityksen jälkeen, kun Endeavor julkisti kaupan, jolla se oli myyty Elsevier Sciencelle. Fuusion syyt ja seuraukset ovat edelleen vain arvailtavissa, mutta ainakaan syynä ei ollut EISIn taloudellinen asema, joka on erinomainen.

Järjestelmätoimittajana Endeavor on luotettava, erityisesti siinä mielessä, että asetetut aikataulut pitävät. Suuretkin kirjastot, kuten Kongressin kirjasto, ovat siirtyneet tuotantoon täsmällisesti asetetun aikataulun mukaisesti. Meillä ei aikataulujen suhteen ole ollut ihan niin hyvä onni, sillä olemme joutuneet siirtämään käyttöönottoa vuodenvaihteesta 2000/2001 kevääseen 2001. Syynä tähän lykkäykseen oli se, että pidimme meitä varten tehtävän kehittämistyön ajoitusta liian suurena riskinä. Olisimme joutuneet aloittamaan tuotantokonversiot näkemättä kehittämisen lopputulosta. Käyttöönottommehan eroaa useimmista muista, myöskin Kongressin kirjastosta siinä, että meitä varten tehdään sellaista kehittämistyötä, jota Endeavor ei ole tehnyt aikaisemmin (esim. FINMARC-tuki Z39.50-palvelinsovellukseen). 

Laitetarjouskilpailut

Kun ohjelmisto oli valittu ja sopimus allekirjoitettu, saatoimme käynnistää tarjouskilpailun laitteista. Voyager toimii kahdella eri laitealustalla ja käyttöjärjestelmällä: IBM (AIX ) ja Sun (Solaris). Valinta näiden välillä ei ollut kuitenkaan yksinkertaista, sillä vaihtoehtoja ei ollut vain kaksi vaan kuusi, sillä selvitimme kummankin laitevalmistajan tarjouksista kolme vaihtoehtoa: keskitetty ratkaisu eli yhden palvelimen malli, osittain keskitetty eli 3-5 palvelinta sekä täysin hajautettu malli eli noin 20 palvelinta. Sekä IBM että Sun näkivät Linnea2-palvelimen strategisesti tärkeänä kauppana, mikä näkyi tarjousten hinnoissa, meidän onneksemme.

Helsingin yliopiston kirjasto, joka teki laitevertailut konsultin sekä atk-keskusten avustamina, päätyi ehdottamaan keskitetyn palvelimen valintaa. Tämä vaihtoehto todettiin edullisimmaksi sekä hankintahinnaltaan että kokonaiskustannuksiltaan (total cost of ownership), jossa oli mukana hankintahinta sekä tukimaksut ja ylläpito viidelle vuodelle. Esitys toimitettiin yliopistoille sekä muille mukana oleville organisaatioille, joilla oli vapaus valita, tulevatko he mukaan ehdotetulle yhteiselle palvelimelle vai hankkivatko oman laitteen. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti ja kaikki päättivät osallistua yhteisen palvelimen hankintaan. Sopimus Sun Microsystems Oy:n kanssa allekirjoitettiin 8.6.2000. Hankittu laitteisto, Sun E10000, jaetaan viiteen itsenäiseen osaan eli domainiin. Tämä vähentää yhden palvelimen käytöstä aiheutuvia riskejä ja helpottaa laitteiston päivittämistä.

22.6.2000 ylikirjastonhoitaja Esko Häkli ja CSC:n toimitusjohtaja Matti Ihamuotila allekirjoittivat sopimuksen Linnea-verkon yhteisen palvelimen
ylläpidosta Laitehankinnan kanssa samanaikaisesti oli selvitetty laitteiston ylläpitoa. Ylläpitotarjouksia oli pyydetty viideltä palveluntarjoajalta kaikista kolmesta palvelinkokoonpanosta. Kun laiteratkaisu oli tehty, aloitettiin neuvottelut palvelimen sijoittamisesta CSC - Tieteellinen Laskenta Oy:n konesaliin. Kun sopimus CSC:n kanssa kirjoitettiin ennen juhannusta, olivat uuden kirjastojärjestelmän kaikki osaset virallisesti koossa.

Juha Hakala kirjoittaa tarkemmin palvelinratkaisusta artikkelissaan Rautaisannos - perustietoja Linnea2:n palvelinratkaisusta.

Käyttöönottoprojektit

Uuden kirjastojärjestelmän käyttöönotto Linnean kokoisessa verkossa on mittava projekti. 25 tietokantaa siirretään VTLS:stä Voyageriin tiiviissä aikataulussa, jotta luettelointi yhteisluetteloon häiriintyisi mahdollisimman vähän. VTLS:n implementointi kirjastoissa ja Linnea1:n yhteistietokannan perustaminen kesti useita vuosia, mutta nyt sellainen aikataulu ei ole mahdollinen.

Linnea2-käyttöönottoprojekti koostuu useista osaprojekteista, sillä jokaisella kirjastolla ja yhteistietokannoilla on oma implementointiprojektinsa. Näissä kaikissa on kolme osapuolta: kirjasto, Linnea-palvelut sekä EISIn Implementation Team. Projektin menestyksellinen läpivienti edellyttää kaikkien näiden tahojen saumatonta ja aktiivista yhteistyötä.

Kukin kirjasto on nimennyt projektipäällikön, joka tuntee kirjaston toiminnot ja käytännöt sekä tulevaisuuden visiot. Tärkeä rooli on myös systeeminhoitajalla, jonka tulee tuntea tekninen ympäristö, verkot, sekä laitteistot. Endeavorin ohje on, että molemmat tulisi vapauttaa muista töistä niin pitkälle kuin mahdollista, mitä kirjastot tuskin kuitenkaan voivat tänä vähentyneiden resurssien aikana tehdä. Projektiryhmässä tulee lisäksi olla lainauksen, luetteloinnin ja hankinnan asiantuntemus.

Kun VTLS otettiin käyttöön 90-luvun alussa, TKAY ei pelkästään koordinoinut ohjelmiston käyttöönottoa, vaan myös aktiivisesti osallistui jokaisen kirjaston käyttöönottoprojektiin. TKAYn panos oli kirjastoille siinä tilanteessa välttämätön, sillä kaikki integroidun kirjastojärjestelmän perusteet ja edellytykset rakennettiin silloin alusta alkaen, lähtien jopa tarvittavista kaapeloinneista, päätteiden ja mikrojen hankinnasta, parametrien ja kokoelmaryhmien ja kaikenlaisten käytäntöjen määrittelyistä. Tilanne on nyt Linnea2:n aikana aivan toinen, vaikkakin useat näistä edellä mainituista asioista joudutaan miettimään uudelleen ja päättämään, jatketaanko samalla tavalla vai onko tarpeen tehdä muutoksia. Nyt jokaisella kirjastolla itsellään on paras asiantuntemus ja ulkopuolisesta tahosta saattaisi olla pelkästään haittaa. Linnea-palveluiden roolina on koordinoida ja opastaa, milloin opastusta tarvitaan sekä hoitaa yhteydet kirjastojärjestelmä- ja laitetoimittajiin. Linnea-palveluiden suunnittelijat ovat kaikki aktiivisesti mukana Voyagerin käyttöönotossa. Koko hankkeen koordinoinnin lisäksi jokaiselle toiminnolle löytyy sieltä yhteyshenkilö.

Endeavor on nimennyt neljä projektipäällikköä Linnea-kirjastoja varten. Näiden neljän lisäksi on kaksi koordinaattoria, joista toinen on erikoistunut konsortioihin. Myös Endeavorin Englannin toimiston tukihenkilö on mukana käyttöönotossa erityisesti silloin, kun tukea tarvitaan paikan päällä.

Kommunikointi ja tiedonvälitys sekä niiden koordinointi ovat tärkeitä käyttöönoton onnistuneelle läpiviennille. On selvää, että jos kirjastot itse hoitavat asioitaan suoraan Endeavorilla olevan projektipäällikkönsä kanssa, koko homma leviää helposti käsiin. Sen takia on sovittu, että yhteydenpito Endeavoriin hoidetaan keskitetysti, Helsingin yliopiston kirjaston kautta. Silloin kun asia koskee kirjaston dataa, kirjaston on syytä olla suoraan yhteydessä tietokantaa hoitavaan projektipäällikköön, mutta kaiken tämän kommunikoinnin on tultava myös koko hankkeen koordinaattorille tiedoksi. Hyvin tärkeää on myös kirjastojen keskinäinen kommunikointi ja yhteydenpito. Lukuisia keskustelulistoja on perustettu tätä varten, mm. projektipäälliköille ja eri toimintojen asiantuntijoille.

Käyttöönottoa varten on perustettu toimintokohtaisia Linnea-työryhmiä, jotka jatkavat VTLS-työryhmien roolissa ja joiden tehtävänä on paneutua kunkin toiminnon yleisiin ja erityisiin kysymyksiin ja valmistella toiminnon käyttöönottoa yhdessä. Joka ryhmällä on ns. työrukkanen, joka valmistelee asia ja tiedottaa sitten niistä laajemmille ryhmille.

Koulutus kuuluu oleellisena osana käyttöönottoprojekteihin. Ilman riittävää koulutusta ei käyttöönotto voi onnistua. Noudatamme "train the trainer"-periaatetta, eli Endeavor kouluttaa joka kirjastosta ydinjoukon, joka sitten jatkaa kouluttamista omassa kirjastossaan. Koulutuksessa on monta eri tasoa. Perustasoon kuuluu ns. orientaatio (Orientation Training), jossa käydään läpi ohjelmiston konfiguroinnit ja konversiot, sekä toiminnallisen koulutuksen perusteet (Functional Training), jossa opiskellaan neljässä päivässä kaikki toiminnot. Tämän lisäksi on syventävää koulutusta, jossa keskitytään johonkin toimintoon ja jota ostetaan tarpeen mukaan.

Koulutuksen määrä on tärkeää, mutta niin on myös sen oikea ajoittaminen. Käyttöönotto lähtee liikkeelle orientaatiokoulutuksesta, jonka kaikki Linnea-verkon kirjastot ovat jo saaneet. Toimintokoulutusta ei kannata antaa liian aikaisin, ja pääosa siitä ajoittuukin vuodenvaihteen tienoille. Kirjastojen koko henkilökunta on määrä kouluttaa vasta keväällä, muutama viikko ennen käyttöönottoa.

Konversiot VTLS:stä Voyageriin ajoittuvat kevät-kesään 2001. Näillä näkymin prosessi käynnistyy huhtikuun puolivälissä ja sen pitäisi olla kokonaan ohi heinäkuun puoliväliin mennessä. Jotta nämä tuotantokonversiot sujuisivat hyvin ja aikataulun mukaisesti, on tärkeää harjoitella ensin. Ensimmäiset testikonversiot kolmelle testikirjastolle on jo tehty kesäkuussa 2000. Testit jatkuvat syksyllä, niin että kaikki eri konversiot testataan: luettelointitiedot, välittäjä- ja asiakastiedot, hankinnan avoimet tilaukset sekä lainaustiedot. Vuodenvaihteen tienoilla tai alkuvuodesta jokaisen kirjaston luettelointitiedot konvertoidaan.

Testit ovat välttämättömiä, vaikka Endeavor on konvertoinut lukuisia VTLS-tietokantoja ennen meitä. Erityispiirteinä meillä on merkistökysymykset sekä oma luettelointiformaatti, jotka teettävät erityisen paljon töitä Linnea-palveluille. Sopimuksen mukaanhan asiakas vastaa datan saattamisesta sellaiseen muotoon, että Endeavor voi käsitellä sitä. FINMARC - MARC 21 -konversio on tätä kirjoitettaessa jo valmis, ja kyrillisten merkkien käsittelyyn tarvittavat ohjelmistot rakenteilla.

Implementointi- ja konversioaikataulujen suunnittelu on melkoista palapeliä näin suuressa konsortiossa. Suunnittelutyötä tehdään yhdessä, kirjastojen toiveet mahdollisimman pitkälle huomioon ottaen. Kun aikataulut on laadittu, on niitä sitten noudatettava ehdottomasti. Jos joku lipeää aikatauluista, menee koko homma helposti sekaisin. Ei ole muuta mahdollisuutta kuin jättää kelkasta pudonneet joukon viimeisiksi, jotta kaikkien muidenkin aikataulut eivät viivästyisi.

Konsortio

Linnea-kirjastot ovat toimineet konsortiona jo 80-luvun lopulta lähtien, ilman virallisia sopimuksia tai sääntöjä. Kirjastoilla on ollut yhteinen, Opetusministeriön allekirjoittama puitesopimus VTLS Inc'in kanssa, mutta kaikki yhteistyö on perustunut vapaaehtoisuuteen ja yhteiseen haluun tehdä työtä yhdessä. Vaikka yhteistyö on sujunut hyvin, on nyt kuitenkin syytä virallistaa konsortio ja laatia sille säännöt. Nythän ei ole kyse enää pelkästään ohjelmistoyhteistyöstä, vaan siinä on mukana myös yhteisen laitteiston omistaminen sekä sen ylläpidosta huolehtiminen. Tämä uusi yhteistyö, Linnea2-konsortio, on syntynyt sen jäsenten aloitteesta, ilman ylhäältä annettua määräystä, ilman ylemmän tahon ohjausta. Käynnistäjänä on ollut tarve säästää kustannuksissa ja samalla parantaa toimintaedellytyksiä ja palveluja.

Helsingin yliopiston kirjasto on paraikaa laatimassa konsortiosopimusta, joka esitellään kirjastojen johtajille lokakuussa. Jos kirjastot ja yliopistot ovat halukkaita allekirjoittamaan sopimuksen, sitä aletaan noudattaa ensi vuoden alusta.

Konsortiosopimuksessa ja siihen liittyvissä säännöissä sovitaan päätöksentekojärjestyksestä ja kustannusten jakamisesta sekä määritellään, ketkä ovat konsortion jäseniä. Linnea-kirjastojen johtajat ovat tehneet periaatepäätöksen, että konsortion varsinaisia jäseniä ovat nykyisen Linnea-verkon perustajajäsenet eli 22 yliopistoa tai korkeakoulua sekä Eduskunnan kirjasto ja Varastokirjasto. Konsortioon voidaan ottaa uusia jäseniä ilman päätösvaltaa, joko liitännäisjäseniksi tai muodostamaan alakonsortioita. Konsortio voi myydä liitännäisjäsenille ja alakonsortion jäsenille palveluja, esim. yhteisen palvelimen käyttöoikeutta.

Sopimuksessa kuvataan myös konsortio-organisaatio. Ehdotuksen mukaan ylin päätösvalta on yleiskokouksella, jossa kirjastojen johtajat edustavat konsortion jäseniä. Yleiskokous valitsee ohjausryhmän, joka toimii konsortiossa johtoryhmänä, samalla tavalla kuin yliopistokirjastojen neuvosto on toiminut Linnea2-hankkeessa. Ohjelmistoryhmä valmistelee ohjelmistoon liittyviä asioita ja laitteistoryhmä laitteistoon liittyviä asioita, esiteltäväksi ohjausryhmälle. Näiden ryhmien alapuolella toimivat ohjelmiston toimintakohtaiset ryhmät sekä yhteisen palvelimen viiden domainin omat ryhmät. Voyager-käyttäjäryhmä jatkaa VTLS-käyttäjäryhmän roolia keskustelu- ja tiedotusfoorumina.

Kymmenen yhteistä VTLS-vuotta ovat opettaneet Linnea-kirjastoille, että yhteistyö on voimaa. Se ei aina ole helppoa tai yksinkertaista, mutta sen eteen kannattaa nähdä vaivaa, sillä yhteistyö säästää kustannuksia ja sillä saadaan monia asioita eteenpäin ihan eri tavalla kuin jos jokainen kirjasto toimisi yksin. Hyvänä esimerkkinä kustannusten minimoinnista on Linnea2:n ohjelmisto- ja laitteistohankinta, jossa hankintahinnat olisivat olleet aivan toista luokkaa, jos jokainen kirjasto olisi ollut asialla yksin.

Lopuksi

Linnea2:n käyttöönotto aloittaa uuden aikakauden suomalaisissa tieteellisissä kirjastoissa. Se ei tarkoita vain kirjastojärjestelmän uusimista, vaan uudenlaista, tiiviimpää yhteistyötä. Jo Linnea1 on ollut kansainvälisesti ainutlaatuinen ratkaisu ja esimerkki menestyneestä yhteistyöstä mutta Linnea2 menee vielä pidemmälle. Koko maan yliopistokirjastojen kaikkia näyttöluetteloita ja kirjastojen kansallisia yhteisluetteloita ei koskaan aiemmin ole sijoitettu yhdelle ja samalle palvelimelle. Edistyksellinen ratkaisumme on jo herättänyt mielenkiintoa muissa maissa, ja epäilemättä jatkoa seurataan suurella kiinnostuksella.

Linnea2-valintaprosessi eri osineen ja vaiheineen on esimerkki siitä, mitä yhteistyöllä saadaan aikaan. Tulokset eivät kuitenkaan synny itsestään, vaan siinä on tarvittu sekä kirjastojen tahtoa ja ponnisteluja sekä hanketta koordinoivan Kansalliskirjaston määrätietoista työskentelyä. Tavoitteena oli päästä toiminnallisesti varmaan ja turvalliseen ratkaisuun, joka samalla säästäisi kustannuksia. Tehdyt valinnat ja päätökset ovat tämän tavoitteen mukaisia, mutta sinne päästäksemme meillä on edessämme vielä paljon työtä.

Annu Jauhiainen, pääsuunnittelija
Helsingin yliopiston kirjasto
Sähköposti: Annu.Jauhiainen AT helsinki.fi

Tietolinja 1/2000