Toimintaperiaatteet
Tämä asiakirja korvaa 28.1.2004 päivätyn samannimisen asiakirjan. Asiakirjaa on uudistettu vastaamaan toiminnan nykytilaa.
FinELib-konsortion jäsenet ja Kansalliskirjasto (jäljempänä Kansalliskirjasto) noudattavat yhteistyössään näitä toimintaperiaatteita.
1. MÄÄRITELMIÄ
Tässä periaateasiakirjassa:
- FinELib-palveluyksiköllä (jäljempänä palveluyksikkö) tarkoitetaan Kansalliskirjastossa toimivaa yksikköä, joka tuottaa verkkoaineiston keskitettyyn hankintaan ja Nelli-portaalin ylläpitoon ja kehittämiseen erikoistuneita palveluita.
- FinELib-konsortiolla (jäljempänä konsortio) tarkoitetaan yliopistojen, ammattikorkeakoulujen, tutkimuslaitosten ja yleisten kirjastojen verkkoaineistojen keskitettyä hankintaa ja verkkoaineistojen käyttöä helpottavien palvelujen kehittämistä varten muodostamaa yhteenliittymää.
- Konsortion jäsensektoreilla tarkoitetaan yliopistokirjastosektoria, ammattikorkeakoulukirjastosektoria, tutkimuslaitoskirjastosektoria ja yleisten kirjastojen sektoria.
- Konsortion jäsenellä ja jäsenillä tarkoitetaan niitä yliopistoja, ammattikorkeakouluja, tutkimuslaitoksia ja yleisiä kirjastoja, joilla on voimassaoleva palvelusopimus Kansalliskirjaston kanssa.
- Ammattikorkeakouluun sisältyy myös ammattikorkeakoulun ylläpitäjän toisen asteen oppilaitos silloin, kun ylläpitäjän palvelusopimus kattaa myös edellä mainitun oppilaitoksen.
- Yliopistoon sisältyy myös yliopistollinen sairaala tai keskussairaala silloin, kun yliopiston palvelusopimus kattaa myös yliopistollisen sairaalan tai keskussairaalan.
- Tutkimuslaitoksella tarkoitetaan julkisrahoitteisia tutkimuslaitoksia, keskusvirastoja, ministeriöitä ja valtionhallinnon elimiä.
- Palvelusopimuksilla tarkoitetaan Kansalliskirjaston ja konsortion jäsenen välisiä sopimuksia, joilla sovitaan verkkoaineistojen hankintaan, Nelli-portaalin ylläpitoon ja kehittämiseen ja muuhun käytön helpottamiseen liittyvistä palveluista.
- Verkkoaineistolla tarkoitetaan sellaista sähköisessä muodossa olevaa tietoaineistoa tai ohjelmistoa, johon konsortion jäsen voi hankkia lisenssisopimuksella käyttöoikeuden.
- Lisenssisopimuksella tarkoitetaan verkkoaineiston käyttöoikeussopimusta.
- Aineistokonsortiolla tarkoitetaan yhteenliittymää, joka on muodostettu tiettyä verkkoaineistoa koskevan käyttöoikeuden hankkimiseksi lisenssisopimuksella.
- NELLI-portaalilla (National Electronic Library Interface) tarkoitetaan kansallista tiedonhakuportaalia, jolla haun voi kohdistaa samanaikaisesti useisiin eri tietokantoihin. Portaalin tunnistamat käyttäjät voivat käyttää oman organisaationsa hankkimia verkkoaineistoja. Lisäksi heille tarjotaan personoituja palveluita.
- Aineistojen hallintatietokannalla tarkoitetaan tietokantaa, jossa Kansalliskirjasto ylläpitää tietoja Konsortion jäsenestä, sen palveluyksikön kautta hankkimista aineistoista sekä tarvittavista tiedoista näiden aineistojen käyttöön saattamiseksi Nelli-portaalissa. Konsortion jäsenellä on pääsy aineistojen hallintatietokantaan.
2. KONSORTION JÄSENET
Konsortion tämänhetkiset jäsenet on lueteltu liitteessä 1. Ajantasainen jäsenluettelo on nähtävissä Palveluyksikön verkkosivuilla.
Yliopisto, ammattikorkeakoulu, tutkimuslaitos tai yleinen kirjasto voi liittyä Konsortioon solmimalla palvelusopimuksen Kansalliskirjaston kanssa. Kansalliskirjasto edustaa konsortion jäseniä suhteessa kolmansiin osapuoliin.
3. FINELIB -KONSORTION TAUSTA JA TARKOITUS
Konsortio muodostuu yliopistoista, ammattikorkeakouluista, tutkimuslaitoksista ja yleisistä kirjastoista.
Palveluyksikön tehtävänä on hankkia korkeatasoisia verkkoaineistoja konsortion jäsenten käyttöön ja helpottaa siirtymistä painetuista aineistoista verkkoaineistojen käyttöön. Palveluyksikkö kehittää yhdessä konsortion kanssa uusia asiakaslähtöisiä ratkaisuja, joiden avulla verkkoaineistot saadaan tehokkaasti eri jäsensektorien käyttöön. Palvelujen tuottamisessa pyritään kustannustehokkaisiin ja kokonaistaloudellisesti tarkoituksenmukaisiin ratkaisuihin.
Konsortio edistää innovointia ja yhteiskunnallista vaikuttavuutta verkkoaineistojen tehokkaan saatavuuden kautta.
Palveluyksikkö ja Konsortio parantavat yhdessä verkkoaineistojen saatavuutta ja käyttöä.
4. PALVELUYKSIKÖN TEHTÄVÄT
4.1. Verkkoaineiston hankinta
- solmii uusia lisenssisopimuksia
- uudistaa konsortion jäsenten lisenssisopimuksia
- tarjoaa vuosittain mahdollisuuden aineistokonsortioiden laajennuksiin.
4.2. Nelli-portaalipalvelut
Palveluyksikkö
- huolehtii palvelujärjestelmän ylläpidosta
- huolehtii portaalipalvelun toimivuudesta ja kehittämisestä.
4.3. Verkkoaineiston hankinnan ja portaalipalvelun työkalujen tarjoaminen
- aineistojen hallintatietokannan ylläpitäminen
- verkkoaineiston potentiaalisia käyttäjämääriä kuvaavien FTE-lukujen kokoaminen
- käyttötilastojen kokoaminen
- käyttäjä- ja asiakaskyselyiden järjestäminen
- markkinointia tukevan materiaalin toimittaminen.
4.4. Koulutuspalvelut
Palveluyksikkö järjestää
- aineistojen käyttökoulutuksia
- verkkoaineiston hankintaan liittyviä asiantuntijakoulutuksia
- NELLI-portaaliin liittyviä koulutuksia
- seminaareja.
4.5. Konsortion jäsenten välisen yhteistyön ja toimintaedellytysten edistäminen
4.6. Toimialan kehitykseen vaikuttaminen
4.7. Muuta
Palveluyksikkö on sitoutunut asiakaslähtöisen palvelun jatkuvaan kehittämiseen.
Kansalliskirjaston velvollisuudet ja sen konsortion jäsenille tarjoamat palvelut ehtoineen määritellään yksityiskohtaisesti palvelusopimuksissa.
5. KONSORTION JÄSENTEN TEHTÄVÄT
5.1.
Konsortion jäsenet huolehtivat siitä, että lisensoituja verkkoaineistoja käytetään lisenssisopimusten edellyttämällä tavalla. Konsortion jäsenet pyrkivät estämään väärinkäytöksiä ja ryhtyvät välittömästi korjaaviin toimenpiteisiin, mikäli ilmenee väärinkäytös.
5.2.
Konsortion jäsenet tiedottavat mahdollisuuksiensa mukaan palveluyksikön kautta hankkimistaan palveluista ja verkkoaineistoista omissa organisaatioissaan sekä järjestävät niihin liittyvää koulutusta kirjaston asiakkaille.
Konsortion jäsenen velvollisuudet määritellään yksityiskohtaisesti sen ja Kansalliskirjaston välisissä palvelusopimuksissa.
6. KONSORTION TOIMINNAN RAHOITUS
6.1.
6.2.
Tutkimuslaitokset rahoittavat omista budjeteistaan palvelusopimusten vuosimaksut, jotka kattavat palveluyksikön henkilöstökulut. Tutkimuslaitokset rahoittavat myös lisenssimaksut omista budjeteistaan.
7. KUSTANNUSTENJAKOMALLI KONSORTION SISÄLLÄ
Konsortio on sopinut kustannustenjaon periaatteista konsortion sisällä syksyllä 2002 (liite 6).
Konsortion sisäinen kustannustenjakomalli koskee yliopistoja, ammattikorkeakouluja ja tutkimuslaitoksia. Malli ei koske yleisiä kirjastoja. Kustannustenjakomallia sovelletaan tieteellisiin kokotekstiaineistoihin, joita yleiset kirjastot eivät ole hankkineet. Kustannustenjakomallin avulla pyritään jakamaan kustannukset konsortion sisällä oikeudenmukaisesti. Kustannustenjakomallia tarkistetaan ja kehitetään yhdessä sopien tarpeen mukaan.
8. KONSORTION HALLINTO
Kansalliskirjasto vastaa palveluyksikön toiminnasta ja palvelujen kehittämisestä ohjausryhmän linjausten mukaisesti. Konsortion jäsenillä on mahdollisuus vaikuttaa konsortion toiminnan kehittämiseen. Tätä varten on asetettu yhteistyöryhmiä.. Palveluyksikkö koordinoi ryhmien toimintaa.
8.1. Ohjausryhmä
Ohjausryhmä toimii foorumina, jolla konsortion rahoittajat (jäsensektorit ja opetusministeriö) ohjaavat konsortion toimintaa. Ohjausryhmä vastaa toiminnan linjauksista ja arvioi vuosittain toiminnan vaikuttavuutta, taloudellisuutta ja tuloksellisuutta. Ohjausryhmä toimii lisäksi yhteiskunnallisen vaikuttamisen kanavana. Ohjausryhmässä on konsortion jäsenten edustajia. Kansalliskirjaston johtokunta nimittää ohjausryhmän jäsenet ja ryhmän puheenjohtajan. Ohjausryhmän toimikausi on kolmivuotinen. Ohjausryhmällä on säännöt, joissa määritetään tarkemmin sen tehtävät ja työskentelymenetelmät sekä ryhmän jäsenten valintamenettely. Kansalliskirjaston johtokunta vahvistaa ohjausryhmän säännöt.
8.2. Konsortioryhmä
Konsortioryhmä on konsortion jäsensektoreiden yhteistyöelin, joka valmistelee esityksiä ohjausryhmälle ja jäsensektoreiden toimielimille. Konsortioryhmässä on konsortion jäsenten edustajia. Yliopistokirjastojen neuvosto, AMKIT-konsortion johtoryhmä, konsortioon kuuluvat tutkimuslaitokset yhdessä ja yleisten kirjastojen neuvosto nimeävät kukin edustajansa konsortioryhmään. Kansalliskirjaston johtokunta nimittää konsortioryhmän jäsenet ja ryhmän puheenjohtajan. Konsortioryhmän toimikausi on kolmivuotinen. Konsortioryhmällä on säännöt, joissa määritetään tarkemmin sen tehtävät ja työskentelymenetelmät sekä ryhmän jäsenten valintamenettely. Kansalliskirjaston johtokunta vahvistaa konsortioryhmän säännöt.
8.3. Asiantuntijaryhmät
Toiminnan kehittämistä varten on perustettu asiantuntijaryhmiä. Asiantuntijaryhmien kautta konsortion jäsenet osallistuvat verkkoaineistojen hankintapäätösten valmistelemiseen ja Nelli-portaalin palvelujen ja käytettävyyden parantamiseen.
8.3.1. Verkkoaineiston hankintaa tukevat asiantuntijaryhmät
Verkkoaineiston hankintaa tukevia asiantuntujaryhmiä ovat asiakirjan laatimishetkellä seuraavat ryhmät: humanistiset tieteet, kulttuuriala, luonnonvara-ala, teknillinen ala, terveystieteet, taloustieteet, yhteiskuntatieteet ja yleisten kirjastojen ryhmä. Ryhmät laativat priorisoidut verkkoaineiston hankintaesitykset palveluyksikölle. Palveluyksikkö käyttää asiantuntijaryhmien priorisoituja listauksia lähtökohtanaan tehdessään konsortioryhmälle esityksen aineistoista, joiden osalta käynnistetään lisenssineuvottelut. Konsortioryhmä tekee lopullisen päätöksen aineistovalinnoista.
Asiantuntijaryhmissä on konsortion jäsensektoreiden edustajia, jotka ovat kyseisen ryhmän aihealueen ja aineistojen asiantuntijoita sekä tuntevat käyttäjien tarpeet. Jäsensektoreiden kirjastot voivat ehdottaa edustajia asiantuntijaryhmiin. Asiantuntijaryhmissä tulee olla jäsensektoreiden edustus ja niihin pyritään saamaan myös maatieteellisten alueiden edustus. Ohjausryhmä vahvistaa asiantuntijaryhmien kokoonpanon. Asiantuntijaryhmien toimikausi on kolmivuotinen. Asiantuntijaryhmillä on säännöt, joissa määritetään tarkemmin niiden tehtävät ja työskentelymenetelmät sekä ryhmien jäsenten valintamenettely.
Asiantuntijaryhmien toiminnassa on mahdollista olla mukana myös sähköpostilistojen välityksellä.
8.3.2. Portaaliryhmät
Nelli-portaalia ja siihen liittyviä palveluja kehitetään yhteistyössä konsortion jäsenten kanssa. Tätä varten on perustettu yhteistyöryhmiä. Konsortion jäsenellä, joka on solminut portaalipalvelusopimuksen Kansalliskirjaston kanssa, tulee olla edustaja yhteistyöryhmässä.
8.3.3. Uusien ryhmien perustaminen
Uusia pysyviä asiantuntijaryhmiä perustetaan tarpeen mukaan. Tarvittaessa perustetaan myös väliaikaisia työryhmiä.
9. TIEDOTUS JA KOMMUNIKOINTI
Palveluyksikön pääasiallinen tiedotuskanava on verkkosivut. Yhteydenpito palveluyksikön ja konsortion jäsenten välillä tapahtuu pääsääntöisesti sähköpostitse.
Palveluyksikkö osallistuu aktiivisesti keskustelutilaisuuksiin ja seminaareihin, joissa käsitellään konsortion kannalta merkittäviä asioita. Palveluyksikkö järjestää kerran vuodessa oman keskustelu- ja tiedotustilaisuuden, FinELib-päivän.
10. KONSORTION VOIMASSAOLO JA EROAMINEN KONSORTIOSTA
Konsortio on voimassa toistaiseksi.
Konsortion jäsenen katsotaan eronneen konsortiosta, kun sillä ei enää ole voimassaolevaa palvelusopimusta Kansalliskirjaston kanssa.
11. TOIMINTAPERIAATTEIDEN HYVÄKSYMINEN JA VAHVISTAMINEN
Konsortion jäsensektoreiden toimielinten puheenjohtajat, palveluyksikön johtaja ja Kansalliskirjaston ylikirjastonhoitaja allekirjoittavat konsortion toimintaperiaatteet. Kansalliskirjaston johtokunta vahvistaa toimintaperiaatteet ohjausryhmän esityksestä.
12. TOIMINTAPERIAATTEIDEN UUDISTAMINEN
Toimintaperiaatteita uudistetaan tarpeen mukaan. Konsortion jäsensektoreiden edustajat voivat tehdä esityksiä toimintaperiaatteiden uudistamisesta ohjausryhmälle. Kun kohdassa 11 mainitut tahot ja Konsortion ohjausryhmä ovat hyväksyneet uudistukset, Kansalliskirjaston johtokunta vahvistaa uudistetut toimintaperiaatteet ohjausryhmän esityksestä.
13. ALLEKIRJOITUKSET
Helsingissä, 22.1.2007
ELISA PAAVILAINEN
Elisa Paavilainen
Erikoiskirjastojen neuvoston puheenjohtaja
Helsingissä, 23.1.2007
JARMO SAARTI
Jarmo Saarti
Yliopistokirjastojen neuvoston puheenjohtaja
Helsingissä, 6.2.2007
ULLA OHVO
Ulla Ohvo
AMKIT-konsortion johtoryhmän puheenjohtaja
Helsingissä, 31.1.2007
MAIJA BERNDTSON
Maija Berndtson
Yleisten kirjastojen neuvoston puheenjohtaja
Helsingissä, 22.1.2007
KRISTIINA HORMIA-POUTANEN
Kristiina Hormia-Poutanen
Palvelupäällikkö
Kansalliskirjasto
Helsingissä, 2007
KAI EKHOLM
Kai Ekholm
Ylikirjastonhoitaja
Kansalliskirjasto
Kansalliskirjaston johtokunta on vahvistanut nämä periaatteet Helsingissä 22.1.2007.
Helsingissä 22.1.2007
HANNU NIEMI
Professori Hannu Niemi, Kansalliskirjaston johtokunnan puheenjohtaja
Liitteet
Liite 1. Konsortion jäsenet
Liite 2. Elektronisen aineiston hankintaa koskevat LIBER-periaatteet
Liite 3. Elektronisen aineiston hankintaa koskevat ICOLC:in linjaukset
ICOLC periaatteet päivitys 2001
ICOLC periaatteet päivitys 2004
Liite 4. Tilastointia koskevat COUNTER ohjeet
Liite 5. FinElib-konsortion omat lisensiointiperiaatteet