|
Linnea-kirjastojen ja VTLS:n yhteistyö on kestänyt 10 vuotta. Vuosien varrella ohjelmisto on kehittynyt ja muuttunut jonkin verran,
mutta peruspiirteiltään se on pysynyt samanlaisena.
Nykyisin meillä on käytössä VTLS-94.1.14. Seuraava versio,
VTLS-97, on jo julkistettu ja pyritään ottamaan käyttöön
suomalaisissa kirjastoissa tämän vuoden loppuun mennessä.
Mitään merkittävää kehittämistä ei perinteisessä VTLS-ohjelmistossa enää tapahdu. Kehitys ei ole kuitenkaan pysähtynyt VTLS Inc:ssä vaan siellä on jo muutaman vuoden ajan kehitelty ns. uuden sukupolven ohjelmaa, Virtuaa.
Virtuaan siirtyminen merkitsisi sekä taloudellisesti että toiminnallisesti lähes samaa kuin uuden järjestelmän hankkiminen. Sen takia Linnea-kirjastot eivät halunneet ajautua Virtuaan selvittämättä mitä muita mahdollisuuksia on olemassa. Vuoden 1997 alkupuolella Helsingin yliopiston kirjasto kartoitti Linnea-kirjastojen toimeksiannosta sekä markkinoilla että kehitteillä olevia kirjastojärjestelmiä ja niiden ominaisuuksia. Kymmenelle järjestelmätoimittajalle lähetettiin kysely, jossa tiedusteltiin mm. järjestelmien noudattamia standardeja, tietokantarakennetta, eri toimintoihin sisältyviä piirteitä, käyttöliittymiä, kielivaihtoehtoja, eri formaattien tukea, koulutusta, tukea, hinnoittelun perusteita sekä lähitulevaisuuden suunnitelmia. Kysely lähettiin niille järjestelmätoimittajille, jotka ovat olleet loppusuoralla viime aikojen tarjouskilpailuissa Euroopassa ja USA:ssa. Kartoituksen tulokset esiteltiin Linnea-kirjastojen johtajille maaliskuussa -97. Kirjastonjohtajat valitsivat viisi järjestelmää tarkempaa tarkastelua varten.
EU-tarjouskilpailu
Kirjastojärjestelmän päivitys on niin suuri hanke, että se on hoidettava EU-tarjouskilpailun kautta. Tavara- ja palveluhankinnoissa kynnysarvo on 200 000 Euroa eli noin 1,2 milj. mk. EU-menettelyssä on kolme erilaista vaihtoehtoa, avoin menettely, rajoitettu menettely ja neuvottelumenettely. Kirjastojärjestelmähankkeeseen sopivimmalta tuntuu rajoitettu menettely, jossa tarjous pyydetään esim. 5-7 toimittajalta. Myöhemmässä vaiheessa voimme mahdollisesti siirtyä neuvottelumenettelyyn. Vaikka käytämme rajoitettua menettelyä, jossa on mahdollista suunnata tarjouspyynnöt ennakolta valituille järjestelmätoimittajille, voivat myös muut toimittajat halutessaan lähettää osallistumisilmoituksen kilpaan Julkiset hankinnat-lehdessä ja EU:n virallisessa lehdessä olevaan hankintailmoitukseen viitaten. Osallistumisilmoitusten perusteella valitsemme ne järjestelmätoimittajat, joilta pyydämme tarjoukset. EU-säännökset sekä Suomen laki määrittelevät tarkkaan tarjouskilpailun kulun, ja määräyksiä on syytä noudattaa, sillä virheellisestä menettelystä voidaan valittaa, mikä viivästyttää hankkeen toteutusta ja saattaa jopa johtaa oikeustoimiin. Hankinnan pilkkominen pienempiin osiin EU-tarjousmenettelyn kiertämiseksi ei myöskään ole sallittua.
Aikataulu
Kirjastojärjestelmän valinta on laaja, yhteensä noin viiden vuoden pituinen hanke. Alustava järjestelmäkartoitus tehtiin vuosi sitten. Viime vuoden loppupuolella alkoi hankkeen nykyinen vaihe, jossa ensin selvitettiin millä tavalla valintaprosessi hoidetaan ja tehtiin projektisuunnitelma, jota nyt ollaan toteuttamassa. Tämä vaihe kestää lokakuun loppuun. Siihen mennessä järjestetään rajoitettu EU-tarjouskilpailu. Mikäli lokakuun lopussa ei voida antaa suositusta valittavasta järjestelmästä, siirrytään siinä vaiheessa neuvottelumenettelyyn eli valitaan vähintään kolme järjestelmätoimittajaa, joiden kanssa jatketaan neuvotteluja. Jatkoneuvottelut käydään seuraavan vuoden aikana, ja päätös hankinnasta pyritään saamaan hyvissä ajoin, jotta se voidaan ottaa huomioon seuraavan vuoden budjeteissa.
Tavoitteena on, että uusi järjestelmä on käytössä vuonna 2001. Aikatauluun vaikuttaa ennen muuta se, että uuden sukupolven järjestelmät ovat vielä keskeneräisiä, emmekä sen vuoksi pääse vertailemaan todellisia järjestelmiä, vaan tässä vaiheessa lähinnä järjestelmätoimittajien lupauksia. VTLS-97:ssä on ratkaistu vuoden 2000 ongelma, joten sillä ohjelmistolla selviämme vuosituhannen vaihteen yli. Toisaalta ei hankintaa pitäisi lykätä liian kauas, sillä nykyisen järjestelmän puitteissa ei enää tapahdu mitään merkittävää kehitystä, ja jotkut osat siitä toimivat nykyisellään huonosti (esim. hankinta) tai niitä ei ole ollenkaan (esim. kaukopalvelu).
Linnea2-työryhmä
Helsingin yliopiston kirjasto on asettanut kirjastojärjestelmän valintaprosessia varten työryhmän, johon on nimetty kirjastonhoitaja Kaisa Paavilainen Jyväskylän yliopiston kirjastosta, pääsuunnittelija Raimo Körkkö Oulun yliopiston kirjastosta sekä sovellussuunnittelija Liisa Sten, kehittämisjohtaja Inkeri Salonharju ja pääsuunnittelija Annu Jauhiainen Helsingin yliopiston kirjastosta. Työryhmän atk-tekniseksi asiantuntijaksi on kutsuttu tietohallintopäällikkö Kristel Sarlin Teknillisestä korkeakoulusta. Työryhmän koordinaattorina ja selvityksen laatijana toimii Annu Jauhiainen. Työryhmän toimintaa johtaa ja koordinoi Suomen yliopistokirjastojen neuvosto täydennettynä atk-asiantuntijalla, jona toimii Kristel Sarlin. Työryhmä käyttää selvitystyössä asiantuntijoina Suomen VTLS-käyttäjäryhmän työryhmiä eri toimintojen osalta sekä Linnea-palveluiden suunnittelijoita yhteisjärjestelmän osalta. Tarvittaessa käytetään ulkopuolisia asiantuntijoita, mm. EU-tarjousmenettelyn ja muiden lainopillisten kysymysten osalta.
Valintakriteerit
Tällä hetkellä ollaan laatimassa valintakriteerejä (RFP). Huhtikuussa –97 Linnea-kirjastoille lähetettiin kysely uudelta kirjastojärjestelmältä vaadittavista ominaisuuksista. Vastaukset ovat olleet lähtökohtana nyt laadittaville valintakriteereille. Apuna on käytetty myös useiden ulkomaisten, samassa tilanteessa olevien kirjastojen listoja. Maaliskuun aikana VTLS-työryhmät ovat käsitelleet listoja, ja huhtikuun alussa ne lähetetään Linnea-kirjastoille kommentoitavaksi. Kirjastojen kommentit tulee saada huhtikuun loppuun mennessä. Valintakriteerit lähetetään järjestelmätoimittajille tarjouspyyntöjen mukana toukokuussa, sen jälkeen kun Linnea-kirjastojen johtajat ovat ne hyväksyneet.
Valintakriteereillä pyritään kuvaamaan, mitä ehtoja valittavan järjestelmän ja järjestelmätoimittajan tulee täyttää. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota toimittajien yritystaustoihin sekä tulevaisuudennäkymiin, samoin kuin kokemukseen ja referensseihin. Yleiskriteerinä ohjelmistolle on, että se täyttää ns. uuden sukupolven ohjelmiston peruspiirteet ja että nykyisen ratkaisun toiminnalliset edut säilyvät. Hyvin tärkeätä on nyt miettiä Linnea-verkon yleisarkkitehtuuria, standardeja (mm. formaattikysymystä) sekä ohjelmiston sopeuttamista Suomen oloihin. Miten paljon kannattaa sopeuttaa, mitä hyötyä siitä on ja mitä haittoja. On pidettävä huoli siitä, että vanhoja rutiineja ei sellaisenaan siirretä uuteen järjestelmään. Suurten linjojen ohella RFP sisältää hyvinkin yksityiskohtaisia vaatimuksia ja toiveita. Mutta mikään toiveiden tynnyri se ei silti saa olla. Vaatimusten ja toiveiden on oltava järkeviä ja realistisia, niin että listaamme vain oleellisia ja välttämättömiä asioita eikä kaikkia mahdollisia mukavia pikkujuttuja. Kriteerit on muotoiltu niin, että niissä on ehdottomia vaatimuksia ("must" ) sekä optioita ("should").
Järjestelmien vertailu
Samalla kun laaditaan kriteerilistoja, seurataan myös järjestelmämarkkinoita. Sama prosessi on menossa monissa kirjastoissa eri puolilla maailmaa. Monet ovat jo valinneet uuden järjestelmän, useimmilla se on vasta meneillään tai edessäpäin. Vaihdamme kokemuksia muiden kirjastojen kanssa ja saamme heiltä arvokasta tietoa valintakriteereistä, valintaprosessista, järjestelmistä ym. Kevään aikana on selvitettävä, onko ennakolta valittujen viiden järjestelmän lisäksi muita, joiden puoleen käännymme suoraan tarjouskilpailun alkaessa. Ainakin pari kolme mahdollista kandidaattia on jo löytynyt. Mutta kuten sanottua, kuka tahansa järjestelmätoimittaja voi vastata hankintailmoitukseen. Ilmoittautuneiden joukosta sitten valitsemme ne 5-7 toimittajaa, joille lähetämme tarjouspyynnön.
Kun tarjoukset on saatu järjestelmätoimittajilta, alkaa järjestelmien vertailu. Järjestelmät pyritään saamaan koekäyttöön Suomeen, jotta niihin voitaisiin tutustua perusteellisesti. Niitä analysoidaan valintakriteereiden suhteen ja pyritään selvittämään mikä järjestelmä tai mitkä järjestelmät parhaiten täyttävät asetetut vaatimukset. Linnea2-työryhmä on suunnitellut tutustumismatkaa sellaisiin kirjastoihin, joissa kyseiset järjestelmät ovat käytössä tai ovat parhaillaan installoitavana. Matka tulee suuntautumaan todennäköisesti Englantiin ja/tai Keski-Eurooppaan.
Kuten edellä on jo mainittu, on hyvin todennäköistä, että lokakuussa emme voi vielä suositella yhtä ainoata järjestelmää. Oletamme, että tarjolla olevien järjestelmien joukosta on siinä vaiheessa erottautunut muutama, joiden tarkastelua kannattaa jatkaa. Siinä tapauksessa siirrymme muodollisesti EU-säännösten mukaiseen neuvottelumenettelyyn.
Kustannukset ja rahoitus
Uuden kirjastojärjestelmän hankintakustannukset kiinnostavat tietysti jo tässä vaiheessa. Niistä ei voida vielä sanoa mitään varmaa, ainoastaan karkeita arvioita voidaan esittää. Tämänhetkisten tietojen mukaan näyttäisi, että ohjelmiston hinta tulee mahdollisesti olemaan haarukassa 10 - 20 milj. Laitekustannukset tulevat siihen päälle, ja niihin on laskettava mukaan sekä keskuskone että oheislaitteet. Niistä on vielä vaikeampi antaa mitään luotettavaa arviota, sillä laitteiden hinnat ovat laskeneet ja laskevat edelleen huimaa vauhtia. Laitekustannusten suuruuteen vaikuttaa myös kirjastoverkon arkkitehtuuri. Myöskään siitä, mistä rahat tulevat, ei voida vielä sanoa mitään. Asiasta on keskusteltu Opetusministeriön kanssa, mutta mitään päätöksiä ei siellä ole tehty.
Nykyinen Linnea-verkko on kansainvälisesti ainutlaatuinen ratkaisu, jota on kadehdittu muissa maissa. Linnea2-hankkeen tavoitteena on varmistaa nykyisen käytännön jatkuminen ja edelleen kehittäminen. Tekniikan kehittymisestä huolimatta yhteisen verkon ja yhteisluettelon sujuvan ja ongelmattoman toiminnan edellytyksenä on, että kaikki Linnea-kirjastot valitsevat vielä tällä kierroksella saman järjestelmän ja että järjestelmän vaihto tapahtuu yhtä aikaa. Järjestelmän vaihdon yhteydessä Linnea-perhe laajenee, sillä hankkeeseen ovat jo tulleet mukaan
arkistolaitoksen kirjastot ja kiinnostusta on myös muilla tahoilla.
Annu Jauhiainen, pääsuunnittelija
Helsingin yliopiston kirjasto
Email:
Annu.Jauhiainen@helsinki.fi
Tietolinja 1/98
|
